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邀請(qǐng)信設(shè)計(jì)的有關(guān)事項(xiàng)
在活動(dòng)舉辦16周之前完成：
· 確保把自己的時(shí)間安排計(jì)劃通知設(shè)計(jì)人員，以便對(duì)方有足夠的時(shí)間進(jìn)行設(shè)計(jì)，
會(huì)議活動(dòng)準(zhǔn)備之邀請(qǐng)信終結(jié)
。· 核對(duì)一下設(shè)計(jì)人員和印刷商的休假時(shí)間。
· 如果有定做紙板等特殊要求，是否另外收費(fèi)？
· 他們需要你提供些什么？需要提供照相原版嗎？明確他們的要求，并記錄在任務(wù)分工表上，以便及時(shí)提供。
· 聯(lián)系郵局，確保把自己的時(shí)間安排計(jì)劃提前通知郵局，以便對(duì)方有足夠的時(shí)間處理郵件。
· 為實(shí)現(xiàn)更好的管理和控制，你或許會(huì)希望由內(nèi)部人員來出來部分工作。
· 通過邀請(qǐng)信設(shè)計(jì)初審、二審，然后聯(lián)系印刷商，給郵局提供信封：信封要寫明地址、裝上郵票。至少一周的時(shí)間來做這項(xiàng)工作。跟郵局核實(shí)一下送交時(shí)間，對(duì)方可能會(huì)因同一時(shí)段有其他事情要處理而要求調(diào)整一下時(shí)間。
對(duì)于名單A上的客人郵寄邀請(qǐng)信（活動(dòng)舉辦7周之前完成）：
具體時(shí)間因各地的投遞時(shí)間表和邀請(qǐng)信投送地區(qū)的不同而略有不同，
管理資料
《會(huì)議活動(dòng)準(zhǔn)備之邀請(qǐng)信終結(jié)》(http://clearvueentertainment.com)。試投性卡片或信件可以早點(diǎn)投遞，讓客人知道將有一個(gè)活動(dòng)要舉辦，但日期還未確定，如接受邀請(qǐng)，在特定時(shí)間將郵寄正式邀請(qǐng)信。跟蹤名單A上客人的回復(fù)截止日期，繼而給A名單上的VIP客人郵寄通行證（如果有需要：客人的通行證通常用于安全控制目的，作為一種看得到的證件，它可以掛在脖子上、夾到包或皮帶上，或者戴到手腕上。在一些或東西中，會(huì)有兩種類型的客人安全通行證，一種是普通通行證，另外一種是可進(jìn)入VIP房間的“特殊通行證”。）
給名單B上的客人郵寄邀請(qǐng)信，名單B上客人的回復(fù)日期
給名單B上的VIP客人郵寄通行證（如果需要）
這些時(shí)間安排是在所有材料都能準(zhǔn)時(shí)送達(dá)、所有工作都能準(zhǔn)時(shí)完成的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)的。如果你對(duì)材料能否準(zhǔn)時(shí)送達(dá)、地址能否準(zhǔn)時(shí)寫好、投遞安排是否恰當(dāng)沒有把握的話，那最好把活動(dòng)舉辦日期知道推遲一周。你最不希望發(fā)生的事情都有可能發(fā)生——郵件延誤、電腦癱瘓等。所以，不管什么時(shí)候，只要可能，都要盡早做好準(zhǔn)備。
總結(jié)有關(guān)邀請(qǐng)信事宜
· 準(zhǔn)備客人名單、設(shè)計(jì)邀請(qǐng)信；
· 與設(shè)計(jì)師有關(guān)的事項(xiàng)、聯(lián)系郵局；
· 邀請(qǐng)信設(shè)計(jì)初審、二審；
· 聯(lián)系印刷商、給郵局提供信封；
· 給名單A上的客人郵寄邀請(qǐng)信、跟進(jìn)回復(fù)截止日期、給VIP客人郵寄通行證；
· 給名單B上的客人郵寄邀請(qǐng)信、跟進(jìn)回復(fù)截止日期、給VIP客人郵寄通行證（如果有需要時(shí)）。