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辦公經(jīng)費(fèi)申請管理辦法
辦公經(jīng)費(fèi)申請管理辦法
為規(guī)范公司借支及報(bào)銷流程，更好地控制費(fèi)用成本，健全財(cái)務(wù)監(jiān)控制度，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制訂以下“辦公經(jīng)費(fèi)申請管理辦法”供各部門從2015年6月1日起執(zhí)行。
一、辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算
各部門于每月25日前根據(jù)各部門的實(shí)際情況編制部門下月預(yù)算（一式二份），并提交總經(jīng)理審批，部門、財(cái)務(wù)部門各留存一份。
二、借支及報(bào)銷程序
所有開支首先必須在辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)，需根據(jù)先借支，后報(bào)銷的原則處理，杜絕預(yù)算外開支。
1.借支：
項(xiàng)目成本開支及日常費(fèi)用開支借支申請，需填寫借款審批單，與項(xiàng)目有關(guān)的支出，要列明項(xiàng)目名稱，由經(jīng)手人簽名，經(jīng)部門經(jīng)理簽名，財(cái)務(wù)部簽字（根據(jù)各部門編制的資金計(jì)劃審核后批準(zhǔn)）、總經(jīng)理簽字后交由出納列支。
2.報(bào)銷：
日常開支報(bào)銷，需附上原批準(zhǔn)手續(xù)齊備的借款審批單及取得的相關(guān)正規(guī)發(fā)票/收據(jù)，由財(cái)務(wù)對單據(jù)審核后，交由出納登帳并作借支消帳處理。對所有不符合規(guī)定的發(fā)票/收據(jù)，財(cái)務(wù)有權(quán)不給予承認(rèn)。上述所有借支必須在借支后7天內(nèi)，如借支是省外、國外出差的，必須在回來后2天內(nèi)，辦理報(bào)銷沖帳手續(xù)。
3.經(jīng)辦人或相關(guān)部門經(jīng)理有責(zé)任取得正規(guī)合法及對應(yīng)項(xiàng)目內(nèi)容的增值稅發(fā)票報(bào)帳，以維護(hù)公司的根本利益。
三、關(guān)于費(fèi)用的監(jiān)控
1、購買辦公設(shè)備，日常用品的借支申請：需說明各項(xiàng)費(fèi)用的詳細(xì)名稱，各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算金額，至少三家供應(yīng)商提供的辦公設(shè)備的價格及其名稱，電話，由總經(jīng)理助理即時比較核實(shí)價格后交由財(cái)務(wù)根據(jù)部門資金計(jì)劃審批后，報(bào)總經(jīng)理簽字后交出納取款。
2、對所有超支的項(xiàng)目，費(fèi)用開支，除總經(jīng)理批準(zhǔn)外，一律由項(xiàng)目及部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)，于當(dāng)月工資中扣除。
四、關(guān)于報(bào)銷原則
1、嚴(yán)格財(cái)務(wù)收支審批制度，出納必須根據(jù)上述手續(xù)辦理完備的單據(jù)方可付款。
2、加強(qiáng)報(bào)銷管理，當(dāng)月帳，當(dāng)月了，每月30日以后申請借支的，最遲不得超過下月開始后的第3天辦理報(bào)銷銷帳手續(xù)。
3、為了分清責(zé)任，進(jìn)行部門核算，不同人員支出的業(yè)務(wù)費(fèi)用不得混淆在一張報(bào)銷單上。
4、相關(guān)部門審核
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對所有報(bào)銷內(nèi)容，相關(guān)部門經(jīng)理必須就其合理性及必要性先進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)對所有報(bào)銷票據(jù)，依據(jù)相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)及內(nèi)部財(cái)務(wù)制度對其合法性進(jìn)行審核，所有不符合財(cái)務(wù)制度及法規(guī)的發(fā)票，收據(jù)，財(cái)務(wù)有權(quán)不給予報(bào)銷處理，以維護(hù)公司的利益。
5、報(bào)銷單據(jù)的規(guī)定
所有業(yè)務(wù)費(fèi)用票據(jù)原則上須開具發(fā)票，經(jīng)手人須在票據(jù)背面簽字。各部門應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則申請使用費(fèi)用，任何人不得用于除業(yè)務(wù)需要以外的個人消費(fèi)。招待費(fèi)須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱；交通費(fèi)須注明起始、地點(diǎn)及原因；禮品費(fèi)須注明所送人名及禮品名稱、數(shù)量；快遞費(fèi)單據(jù)上請注明客戶名稱。所有費(fèi)用均計(jì)入部門成本。未按規(guī)定填寫說明或簽字的，財(cái)務(wù)人員將不給予報(bào)銷。
恒元辦公室
2015-5-25
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