四、單元格操作技巧
1.合并矩形區(qū)域：Excel XP允許將矩形區(qū)域內(nèi)的任意單元格合并，具體操作方法是：選中要合并的單元格，單擊“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕，
Excel XP工作簿操作六個(gè)小技巧(2)
。則所有選中的單元格被合并為一個(gè)，而其中的數(shù)據(jù)則被放到單元格中間。注意：Excel XP只把合并區(qū)域左上角的數(shù)據(jù)放入合并后的單元格。為此，輸入標(biāo)題之類(lèi)的文本不能斷續(xù)分布在幾個(gè)單元格中，否則合并過(guò)程中會(huì)截去一部分?jǐn)?shù)據(jù)。
2.快速設(shè)置邊框：Excel單元格的默認(rèn)情況下沒(méi)有邊框，Excel XP的“邊框”工具經(jīng)過(guò)改進(jìn)，可以快速設(shè)置單元格的邊框和線形、顏色和粗細(xì)等屬性。操作方法是：鼠標(biāo)右鍵單擊Excel XP工具欄，選中快捷菜單中的“邊框”打開(kāi)工具欄。若按下其中的“繪圖邊框網(wǎng)格”按鈕，用鼠標(biāo)拖過(guò)某個(gè)單元格區(qū)域，可以快速應(yīng)用其中顯示的線條樣式和顏色。若按下工具欄中的“擦除邊框”按鈕，然后拖過(guò)某個(gè)單元格區(qū)域，可以快速擦除所有的單元格邊框。
3.快速命名：Excel XP工作表單元格都有自己的默認(rèn)名稱，如第2列第6行單元格的名稱為B6。如果要給某個(gè)單元格命名為“工資總額”，只要將該單元格選中。然后單擊編輯欄左邊的“名稱框”，即可輸入該單元格的新名稱。如果您要為一個(gè)單元格區(qū)域命名，只要將需要命名的區(qū)域選中，然后按上面介紹的方法操作即可。
4.固定活動(dòng)單元格：選中某一單元格后按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)再次單擊這個(gè)單元格，其中將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)實(shí)線框。輸入數(shù)據(jù)以后敲回車(chē)，活動(dòng)單元格不會(huì)發(fā)生移動(dòng)，仍靜止在原處。這對(duì)于需要反復(fù)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行試算的場(chǎng)合非常有用。
5.單元格快速定位：如果您要在大型工作表中定位到特定單元格，可以采用以下兩種方法：按F5打開(kāi)“定位”對(duì)話框，在“引用”欄中輸入待定位的單元格地址，單擊“確定”按鈕即可。也可以用鼠標(biāo)單擊編輯欄左側(cè)的名稱框，在其中輸入待定位的單元格地址回車(chē)。
6.隱藏單元格數(shù)值：如果您需要隱藏單元格中數(shù)值，可以選中包含待隱藏?cái)?shù)值的單元格。單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式→數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“分類(lèi)”列表下的“自定義”選項(xiàng)，將“類(lèi)型”框中已有的代碼刪除，輸入“；；；”(三個(gè)分號(hào))后“確定”即可。此后，只要選中數(shù)值已被隱藏的單元格，就可以在編輯欄中看到被隱藏的數(shù)值。
7.單元格鏈接：進(jìn)行數(shù)據(jù)比較時(shí)，需要將多個(gè)工作表中的某些數(shù)據(jù)集中在一處顯示。此時(shí)可以將某個(gè)數(shù)據(jù)放入剪貼板，選中目標(biāo)單元格后打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，單擊其中的“粘貼鏈接”按鈕，即可將目標(biāo)單元格與源數(shù)據(jù)鏈接起來(lái)。只要您修改了源數(shù)據(jù)，目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)就會(huì)隨之發(fā)生改變。按照上述方法反復(fù)操作，就可以將多個(gè)數(shù)據(jù)鏈接在一個(gè)工作表中顯示。
五、公式與函數(shù)使用技巧
1.多處復(fù)制公式：若需要應(yīng)用公式的單元格分布沒(méi)有規(guī)律，使用拖動(dòng)法操作往往比較困難，“選擇性粘貼”可以輕松解決這個(gè)問(wèn)題。具體作法是：選中公式所在的單元格，單擊Excel XP工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后按下Ctrl鍵，用拖動(dòng)或單擊鼠標(biāo)的方法選中需要應(yīng)用公式的單元格。然后單擊Excel XP“粘貼”旁的下拉按鈕，選擇菜單中的“公式”命令，公式即被粘貼至所選單元格。
2.值替換公式：如果某個(gè)單元格中的公式已經(jīng)計(jì)算出了結(jié)果，而您不想保留公式只保留結(jié)果�？梢赃x中公式所在的單元格，然后單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。接著打開(kāi)“粘貼”下拉列表，選擇其中的“值”即可。
3.函數(shù)參數(shù)編輯：如果公式是由幾個(gè)Excel函數(shù)組合而成，而您又要用函數(shù)向?qū)薷哪硞�(gè)函數(shù)的參數(shù)。可用鼠標(biāo)單擊這個(gè)函數(shù)的名稱或括號(hào)內(nèi)的參數(shù)，再單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，即可打開(kāi)“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框執(zhí)行相關(guān)操作。
4.公式查錯(cuò)：對(duì)于帶有嵌套函數(shù)的復(fù)雜公式來(lái)說(shuō)，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤往往很難追蹤。Excel XP專門(mén)為此增加了一個(gè)“公式求值”功能，您只要選中公式所在的單元格，單擊工具欄中的“公式求值”按鈕(沒(méi)有的話可以打開(kāi)“自定義”對(duì)話框中的“命令”選項(xiàng)卡，選擇“類(lèi)別”列表中的“工具”選項(xiàng)，將右邊的“公式求值”按鈕拖到工具欄)打開(kāi)對(duì)話框。然后單擊其中的“求值”按鈕，就可以按照公式的執(zhí)行順序逐步觀察公式的運(yùn)算結(jié)果，從而找到錯(cuò)誤的根源。這個(gè)功能有點(diǎn)類(lèi)似編程時(shí)的“單步執(zhí)行”，是公式查錯(cuò)的有力武器。
5.獲取參數(shù)提示：使用Excel函數(shù)向?qū)Ы⒐綍r(shí)，用戶可以在“函數(shù)參數(shù)”中看到參數(shù)的提示。當(dāng)您手工輸入帶有函數(shù)的公式時(shí)，則看不到函數(shù)格式和參數(shù)的提示，Excel XP對(duì)此作了一項(xiàng)改進(jìn)。當(dāng)您輸入公式“=AVERAGE(B1:B12)”中的“(”時(shí)，屏幕會(huì)顯示一個(gè)黃色的提示條，提供了有關(guān)函數(shù)和參數(shù)的語(yǔ)法信息。您只要單擊其中的函數(shù)名，就可以打開(kāi)“幫助”文件獲得更多信息。若要隱藏函數(shù)的工具提示，可以打開(kāi)“工具→選項(xiàng)→常規(guī)”選項(xiàng)卡，清除其中的“函數(shù)工具提示”復(fù)選項(xiàng)。
6.批量查看公式：如果您在多個(gè)單元格或工作表中設(shè)置了公式，要想查看公式和計(jì)算結(jié)果，就必須反復(fù)滾動(dòng)窗口或切換工作表，
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《Excel XP工作簿操作六個(gè)小技巧(2)》(http://clearvueentertainment.com)。采用下面這個(gè)技巧可以提高查看公式的效率：選中含有公式的單元格(有多個(gè)單元格可以按住Ctrl鍵逐個(gè)選中)，鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄選擇“監(jiān)視窗口”。打開(kāi) “監(jiān)視窗口”以后單擊“添加監(jiān)視”按鈕，所選中單元格的公式及其計(jì)算結(jié)果就會(huì)顯示在監(jiān)視窗口中，觀察起來(lái)非常方便。7.公式與結(jié)果切換：Excel XP公式執(zhí)行后顯示計(jì)算結(jié)果，按Ctrl+`鍵(位于鍵盤(pán)左上角)，可使公式在顯示公式內(nèi)容與顯示公式結(jié)果之間切換，方便了公式編輯和計(jì)算結(jié)果查看。
8.查找適用函數(shù)：對(duì)不熟悉Excel函數(shù)的用戶來(lái)說(shuō)，找到適合某項(xiàng)工作的函數(shù)并不容易。以下技巧絕對(duì)可以幫您的大忙：假如您要完成數(shù)據(jù)排序任務(wù)，請(qǐng)單擊工具欄中的“插入函數(shù)”按鈕打開(kāi)對(duì)話框，在其中的“搜索函數(shù)”框內(nèi)輸入“排序”，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕。對(duì)話框就會(huì)列出“RANK”等用于排序的函數(shù)，選中其中的某個(gè)函數(shù)，可以在對(duì)話框中看到它的功能說(shuō)明。單擊“有關(guān)該函數(shù)的幫助”鏈接，可以打開(kāi)幫助查看更詳細(xì)的信息。
9.快速更改引用：假如C1單元格包含公式“=SUM(A2:B2)”，如果需要改變其中的單元格引用方式，可以使用以下技巧：首先選中C1單元格，然后選中工作表編輯欄中的引用A2:B2，按F4即可將相對(duì)引用更改為絕對(duì)引用和混合引用。例如，按一次F4將A2:B2改變?yōu)?Aū:$Bū，再按一次F4將$Aū:$Bū改變?yōu)锳ū:Bū。如此反復(fù)，即可在相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用之間切換。
10.固定公式地址：Excel公式一般使用相對(duì)地址引用單元格，若將一個(gè)含有地址引用的公式復(fù)制到新位置，公式中引用的單元格地址會(huì)發(fā)生變化。如果復(fù)制前將公式的引用修改為絕對(duì)引用，則公式粘貼后的地址就可以保持不變。
11.快速數(shù)值運(yùn)算：多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)如果需要與某一個(gè)數(shù)進(jìn)行加、減、乘、除，并且不希望增加新的數(shù)據(jù)單元格，采用公式進(jìn)行計(jì)算會(huì)很麻煩。如果使用“選擇性粘貼”則有事半功倍的效果，其操作方法如下：如果有A1：A8、C6：C12等多個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，如果想讓其中的數(shù)據(jù)同時(shí)加上18�？梢韵仍谝粋�(gè)空白單元格中輸入18，將其選中后單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕，再按下Ctrl鍵將要加上18的單元格全部選中。按上面介紹的方法打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中“運(yùn)算”下的“加”并單擊“確定”按鈕，所選單元格中的數(shù)據(jù)就會(huì)變?yōu)榧由?8的結(jié)果。如果您要對(duì)單元格中的數(shù)據(jù)執(zhí)行其他運(yùn)算，只需在對(duì)話框的“運(yùn)算”下選中減、乘、除等運(yùn)算即可。
12.妙用“自動(dòng)求和”：Excel XP的“自動(dòng)求和”功能有所擴(kuò)充，它帶有一個(gè)下拉按鈕，可以選擇“平均值”、“計(jì)數(shù)”等五種運(yùn)算之一。若選中空白單元格打開(kāi)“自動(dòng)求和”下拉菜單，單擊“其他函數(shù)”命令，可以激活“插入函數(shù)”對(duì)話框，完成在當(dāng)前單元格中插入函數(shù)的任務(wù)。
六、粘貼操作技巧
1.復(fù)制和粘貼圖片：按住Shift鍵打開(kāi)Excel
XP的“編輯”菜單，會(huì)看到原來(lái)的“復(fù)制”、“粘貼”和“選擇性粘貼”命令，已經(jīng)變?yōu)?ldquo;復(fù)制圖片”和“粘貼圖片”、“粘貼鏈接圖片”命令。當(dāng)您選中需要復(fù)制的單元格或區(qū)域，單擊“復(fù)制圖片”命令，Excel會(huì)彈出“復(fù)制圖片”對(duì)話框，將選中的內(nèi)容以圖片形式放入剪貼板。而“粘貼圖片”命令可以將剪貼板內(nèi)容以圖片形式放入工作表，這在不希望他人修改重要數(shù)據(jù)的情況下很有用。
2.快速粘貼：如果您在Excel XP中執(zhí)行了剪切或復(fù)制操作，只要選中待粘貼的單元格，敲回車(chē)就可以將數(shù)據(jù)粘貼到單元格中。
3.數(shù)值粘貼：如果您需要復(fù)制單元格中的公式結(jié)果，而不包括公式本身；或者復(fù)制單元格中的數(shù)值，但不包括字體、字號(hào)等格式�？梢栽趫�(zhí)行復(fù)制操作后單擊“粘貼”下拉按鈕(這是Excel XP新增的功能)，打開(kāi)“粘貼”下拉菜單，選擇其中的“值”就可以了。
4.選擇性粘貼：此法可將多種對(duì)象有選擇的粘貼到一個(gè)或多個(gè)區(qū)域，具體操作方法是：先將需要粘貼的對(duì)象復(fù)制到剪貼板，然后選中需要粘貼該對(duì)象的所有單元格。在已選中的區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵。選擇快捷菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，根據(jù)需要選擇“粘貼”下的某個(gè)項(xiàng)目(例如，粘貼公式計(jì)算出的數(shù)值時(shí)應(yīng)選“數(shù)值”)，單擊“確定”按鈕即可完成粘貼。
5.定制剪貼板：Excel XP的剪貼板有了更大的改進(jìn)，不僅可以保存更多的內(nèi)容，還有更加靈活的使用方式。打開(kāi)Excel XP剪貼板，單擊左下角的“選項(xiàng)”按鈕，可以看到有關(guān)剪貼板使用的四個(gè)選項(xiàng)。如果您想讓它執(zhí)行兩次操作后自動(dòng)彈出，可以將“自動(dòng)顯示Office剪貼板”選中；如果您選中了“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”，就可以在系統(tǒng)時(shí)鐘區(qū)看到“Office 剪貼板”圖標(biāo)，鼠標(biāo)右鍵單擊它可以執(zhí)行多種任務(wù)；若選中“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”，可以在執(zhí)行復(fù)制操作時(shí)使用動(dòng)畫(huà)圖標(biāo)。
6.跳過(guò)空白單元格：如果您只對(duì)大塊區(qū)域中的數(shù)據(jù)單元格進(jìn)行粘貼，可以復(fù)選“選擇性粘貼”對(duì)話框下面的“跳過(guò)空單元格”。此后，您所執(zhí)行的粘貼操作對(duì)空單元格無(wú)效，這在需要改寫(xiě)數(shù)據(jù)的場(chǎng)合非常有用。