Excel教程：驗證數(shù)據(jù)的惟一性 -電腦資料

    在Excel中錄入數(shù)據(jù)時，我們常常需要保證某些數(shù)據(jù)的惟一性，這些數(shù)據(jù)不能重復(fù)，如公司代碼、商品編號、公司員工編號以及身份證號碼等等，在錄入這些資料時，我們可以設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性驗證來確保這些數(shù)據(jù)的惟一性，這樣即保證了數(shù)據(jù)的正確性，同時也提高了數(shù)據(jù)的錄入效率，

Excel教程：驗證數(shù)據(jù)的惟一性

    下面以錄入員工身份證號碼為例介紹一下操作的具體步驟。

    設(shè)置有效性條件驗證

    假設(shè)G列為員工“身份證號”字段，G2單元格為第一個員工的身份證號碼所在的單元格。在未輸入之前，我們可先設(shè)置該列的有效性條件來確保該列數(shù)據(jù)的惟一性。

    選中G2單元格，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選擇“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“自定義”，在“公式”框內(nèi)輸入“=COUNTIF(G:G,G2)=1”(公式內(nèi)所有的字符使用半角英文，不包括雙引號，如圖1所示)。

    圖1輸入公式

    設(shè)置出錯警告提示信息

    設(shè)置出錯警告提示信息的目的在于提醒用戶正確輸入數(shù)據(jù)。具體步驟是：單擊“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的“出錯警告”選項卡，在“標題”框內(nèi)輸入“數(shù)據(jù)輸入錯誤”，在“錯誤信息”框內(nèi)輸入“你剛才輸入的數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，請檢查數(shù)據(jù)的惟一性!”，

電腦資料

    圖2設(shè)置提示信息

    至此，已經(jīng)設(shè)置了G2單元格的有效性條件驗證和出錯提示信息。為了將這個設(shè)置應(yīng)用到整個G列(除了字段名稱所在的單元格即G1單元格)，可用填充柄工具向下拖動將公式復(fù)制到G列其他的單元格。

    輸入身份證信息

    以上設(shè)置完成之后我們就可以向G列中輸入員工的身份證號了。每輸入一個員工的身份證號，Excel會自動對該數(shù)據(jù)進行有效性驗證，如果該數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，系統(tǒng)將彈出出錯警告提示框，如圖3所示。

    圖3警告提示框

    上述功能只能驗證數(shù)據(jù)的惟一性，若數(shù)據(jù)位數(shù)輸入錯誤，系統(tǒng)則檢測不出這一錯誤。若在輸入時需要同時驗證數(shù)據(jù)的位數(shù)，還是以身份證號為例，可將圖一中的公式改為“=AND(COUNTIF(G:G,G2)=1,OR(LEN(G2)=15,LEN(G2)=18))”，圖二中的錯誤信息改為“請檢查數(shù)據(jù)的惟一性或輸入數(shù)據(jù)位數(shù)錯!”。設(shè)置完后重新復(fù)制G2單元格的公式至G列其他的單元格。該公式的含義是：在G列輸入的數(shù)據(jù)必須是惟一的且數(shù)據(jù)位數(shù)必須是15位或18位。

    最后還需要提醒大家，由于G列輸入的是身份證號，位數(shù)超過了11位數(shù)據(jù)，所以最好在輸入數(shù)據(jù)之間，選將G列全部選定，設(shè)置“單元格格式”中的“數(shù)字分類”格式為“文本”格式，這樣才能保證身份證號以正確形式輸入。