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某公司采購環(huán)節(jié)內部控制問題研究
某公司采購環(huán)節(jié)內部控制問題研究
怎樣完備內控的設置且得到完全實行落實，是近代社會企業(yè)管理研究的最主要問題之一，對企業(yè)影響最大的是審查企業(yè)內控的風險管理。在外國一些經濟發(fā)展水平較高的國家里，很大一部分企業(yè)對內控都很看中，并擁有計劃和實行一套完備的內控制度的水平。內控的計劃措施約束了企業(yè)各種業(yè)務的實施運作，企業(yè)的全體員工認清了自己的工作職責和要求，讓員工貪污舞弊的機會較少，企業(yè)業(yè)務很少出現(xiàn)糟糕的混亂局面。在中國，因為現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展得很晚，企業(yè)內部控制發(fā)展的腳步之快使國家體制制度和產權制度趕不上，還有國民素質也滿足不了現(xiàn)實社會的需求，同時也滿足不了人對企業(yè)內部控制發(fā)展的要求，很難滿足資本市場和社會的監(jiān)管制度，企業(yè)不規(guī)范運行的事情時常發(fā)生，不單對企業(yè)的發(fā)展不利，也對社會的發(fā)展不利。所以，對規(guī)范內部控制的計劃措施意義是非常重大的。
1北京市上市公司購貨環(huán)節(jié)內控現(xiàn)狀分析
1.1北京市上市公司購貨環(huán)節(jié)內部控制的基本理論 根據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》的解釋，“內部控制是指企業(yè)的董事會、監(jiān)事會、經理層及全體員工進行實行的、目的在于實現(xiàn)企業(yè)內部控制的過程”。 關于內控，很多機構、學者都進行過相關研究，因為研究的和動因不盡相同，對內控的認知也存在著差異。但關于內控的起源和發(fā)展歷程，卻有著相同的認識和理解，廣泛認為內控的演進過程大概可分為5個緊密聯(lián)系的發(fā)展階段。內控的含義也跟著它的不斷發(fā)展展現(xiàn)出更加豐富的內容及特點。 購貨，是指購置物資（或接受勞務）、支付款項等相關活動。購貨環(huán)節(jié)是公司生產和經營活動的起點，是公司“實物流”的重要構成部分，同時又和“資金流”息息相關。公司購貨業(yè)務涉及請購、審批、供應商的選擇、物資質量和價錢、購貨合同的訂立、驗收和支付等環(huán)節(jié)，有差錯和舞弊的風險非常大，決定了公司的生存及可持續(xù)性發(fā)展。企業(yè)應按照《企業(yè)內控應用指引第7號—購貨業(yè)務》的相關規(guī)定，梳理購貨的流程。表明購貨業(yè)務關鍵的風險點、提出有針對性的相關控制措施。
1.2北京市上市公司概況 通過了解北京地區(qū)上市公司的概況，整理出如下表格。可以清楚的看到北京地區(qū)上市公司的情況。 表1—1 2016年北京地區(qū)上市公司數(shù)目與總市值情況介紹（A股市場） 上市公司數(shù)目總市值 上市公司數(shù)目占全國的比重（%） 總市值（億元） 比例（%） 轄區(qū)概況 278 9.29% 128,322.81 24.19% 截至2016年11月30日，北京轄區(qū)一共有278家上市公司，占全國2992家A股上市公司的9.29%，排名在第二位；北京轄區(qū)的上市公司總股本為23192.09億股，占A股上市公司總股本的41.79%；總市值為128322.81億元，占A股上市公司總市值的24.19%。 表1—2 北京轄區(qū)的278家上市公司中權屬分布 A
股公司 A+H公司 A＋B公司 252 25 1 90.65% 8.99% 0.36% 在北京轄區(qū)的278家上市公司中，A股公司有252家、A+H公司有25家、A＋B公司有1家。其中，央屬公司有92家、市屬公司有33家、民營公司有148家、外地的國資委控股的公司有3家、其他類型公司有2家。 表1—3 北京轄區(qū)的278家上市公司中權屬分布 主板公司中小板公司創(chuàng)業(yè)板公司 146 47 85 52.52% 16.91% 30.58% 北京轄區(qū)內的主板公司有146家、中小板公司有47家、創(chuàng)業(yè)板公司有85家。主板公司的總股本為22264.08億股、總市值為109594.39億元，它們分別占全國主板公司的48.14%和29.64%；中小板公司的總股本為382.62億股、總市值為7078.31億元，它們分別占全國中小板公司的6.04%和6.99%；創(chuàng)業(yè)板公司的總股本為545.39億股、總市值為11650.11億元，它們分別占全國創(chuàng)業(yè)板公司的20.86%和20.47%。
1.3北京市上市公司購貨環(huán)節(jié)內控的建設現(xiàn)狀—以M公司為例 主要以M公司為例，對該公司購貨環(huán)節(jié)內控環(huán)境現(xiàn)狀、內控活動現(xiàn)狀、內控信息和溝通現(xiàn)狀進行分析。M 公司是國家高新技術企業(yè)，擁有近百種產品，橫跨營養(yǎng)保健食品、美容護膚用品、日用護理用品和家居用品四大類別，而且是一個擁有國企背景上市集團旗下的子公司，M公司成立于 1995年，在北京市經濟技術開發(fā)區(qū)注冊。M公司專門致力于健康產業(yè)，在中國范圍內，根據(jù)國人體質研發(fā)、全球采集優(yōu)質的原料、科學配方鍛造金牌品質。公司擁有營養(yǎng)保健食品、美容護膚、日用護理和健康家居等一系列的健康產品。該系列產品已普遍應用于：預防與治療疾病、營養(yǎng)療法、養(yǎng)生、美容、化妝等多種范圍，銷售網絡遍布世界各地。 M公司處于整個健康行業(yè)的上升期，企業(yè)發(fā)展、盈利擁有較大的市場空間，企業(yè)在發(fā)展的同時也面對著市場的十分激烈的競爭。空氣的污染，水質的污染，食品安全問題，不良的生活習慣都是導致人類引發(fā)疾病的重要因素。因此，健康產品市場需求量大，隨著時代的發(fā)展，目前健康產業(yè)正處在行業(yè)的上升期。
1.3.1內部控制環(huán)境現(xiàn)狀
（1）公司治理 依據(jù)《公司法》等法律法規(guī)的要求M公司制定了適合企業(yè)自身發(fā)展的公司治理架構。公司擁有總經理以及屬于總經理之下的管理團隊，對其奉行監(jiān)督責任的是集團之下設立的董事會和監(jiān)事會。 截至 2014 年年末，由10名董事組成了M公司的集團董事會，在集團董事會中，有5人是股東董事 ，而且同時都擁有豐富工作經驗，比如在經營管理方面。有3人是獨立董事 ，第一個是法律領域的高校教授，第二個是稅務領域的高校副教授，第三個是管理領域的高校教授。有一部分成員在董事會中任經理層人員，另一部分成員在董事會中任監(jiān)事會成員，由董事長和總經理來制定監(jiān)事會成員的薪酬傭金和職業(yè)發(fā)展。企業(yè)的老板按照總經理的工作表現(xiàn)，業(yè)主決定是否繼續(xù)讓其工作。
（2）組織架構
（3）人力資源 在人員招聘方面，企業(yè)由 HR 經理和部門上級領導來決定招聘公司各個部門的相關人員，學歷、背景和工作經驗是在招聘任職人員時所考慮的三大重要因素。本科生 10人，�？粕� 4 人構成了企業(yè)購貨部人員，在購貨部人員中有會計專業(yè)5 人，營銷專業(yè)2人，法律專業(yè) 1 人，工科專業(yè) 1 人，其他專業(yè) 5 人。 在人才培訓方面，購貨人員每半年可以參加公司提供的培訓課程，主要培訓內容是針對市場變化和談判能力對購貨人員進行綜合培訓。在員工能力行為評價上，由3部分構成員工的工資報酬，分別有基本工資、補貼及績效工資。由上級根據(jù)下級每個工作人員的表現(xiàn)進行適當評價，按照評價結果，確定薪酬。
（4）企業(yè)文化 公司以“健康成就人生價值”為使命，努力提升企業(yè)產品品質。通過公司的規(guī)定、流程制度的設置對員工實施嚴格約束來進行公司的內部控制。靈活的決策模式公司一直都很注重，經過經理審批的購貨計劃的實施，是可以靈活變更的。公司的兩個主要產品S即溶茶和螺旋藻的購貨計劃為：即溶茶的主要原料綠茶，羅漢果、杭菊，有供兩個月消耗的庫存，螺旋藻則按單生產。由制定計劃人員依據(jù)個人經驗來判斷這兩個月的庫房的消耗數(shù)量，定購量和定購點，最后經過經理審批實施。
1.3.2內控活動現(xiàn)狀 按照國家財政部發(fā)行的有關企業(yè)內控的綜合手冊，M公司結合自身實際情況，制定了一系列適合自身未來發(fā)展的相關內部控制活動，其中關于購貨環(huán)節(jié)的內部控制活動包含其中。購貨環(huán)節(jié)的內部控制活動分為4步驟：①請購，②訂購，③驗收，④付款。 請購環(huán)節(jié)的內部控制活動:①根據(jù)生產銷售實際情況填寫請購單，由生產工作人員或是倉儲人員來填寫，最終交到上級領導處審批實行。②對于日常購貨類型的申請，只需輸入一般授權審批申請書，是與審批授權負責人相應的預算管理。③需要有專門人員進行授權審批實行的有融資租賃，資本支出類型，長期租賃等類別的請購，也就是被認定為特別購貨類型，而且不單單是由各個的預算管理負責人授權審批實行。費用支出和租用的請購需要指定人員進行申請，征用，特別授權和批準實行。訂購環(huán)節(jié)的控制程序：待購貨部收到提供的請購單之后，按照金額、重要性水平來請購董事會、總經理、或是購貨經理進行審批實行，并按照請購單的內容制作訂購單。購貨部門應按照訂購單的內容，實行詢價和供貨商的認定，應著重注意詢價及供貨商的認定應由單獨的工作人員分別實行，就是說職責和權力應劃分開。購貨部門必須進行招標競價的條件為購貨項目金額較大，招標競價后再確認供貨商。 在訂購環(huán)節(jié)的內部控制活動中，由購貨部確定供貨商該選擇哪一個，通過取樣，樣品認可，小批量供貨等過程，最終正式認
定及選擇可靠的供貨商。訂購環(huán)節(jié)的控制活動：①負責尋求新的供貨商的任務由購貨人員進行，其它部門有合適的選擇也可以推薦合適的供貨商。②由購貨部告知供貨商送來原材料及樣本。③填寫《樣本確認表》和《新供貨商申請表》并依據(jù)樣本確認的規(guī)定來填寫，若不符合規(guī)定，則供貨商退貨；若符合規(guī)定，然后把《樣本申請表》和《樣本確認表》及其他資料交到品質管理部門進行審核。④是否需要驗廠應由品質管理部門進行選擇確認，如果選擇確認不驗廠，然后就直接簽訂供貨的合同及質量協(xié)議；反之，不驗廠的話，則簽訂質量協(xié)議和供貨合同；如果選擇且確定驗廠但供貨商提供的產品不符合規(guī)定，則應立即重新選擇確認新的的供貨商。⑤購貨部小批量訂購生產需要試產的原材料及物品，如果在生產過程中試產且符合規(guī)定及要求則建立供貨商檔案，反之，如果試產多次不符合規(guī)定及要求則應重新選擇確認新的供貨商；對在生產過程中不需試產的物品和原材料，則直接建立供貨商檔案即可。⑥應嚴格按照國家產品質量規(guī)定對企業(yè)生產的產品實行品質追蹤和定期考核。每月必須對供貨商實行評估，按照確認的供貨商來料實際質量情況進行評估，如果供貨商提供的材料品質穩(wěn)定良好，則讓供貨商繼續(xù)供貨；反之，如果有材料品質損壞等問題發(fā)生，則讓供貨商繼續(xù)加強改進，如果通知后還是沒有完備改進的話，則即刻取消該供貨商的購貨權力。 驗收環(huán)節(jié)的內部控制活動：①驗收包括驗收原材料質量，看是否有損壞，然后檢查原材料及購貨單上的內容是不是一致的。②驗收人員依據(jù)企業(yè)生產用量的實際情況編制驗收單，要求驗收單編號必須連續(xù)，最終按照要求編制完成后把驗收單的每一聯(lián)分別交至倉庫或是請購部等備案，以待以后備案查驗。③驗收符合規(guī)定要求的物料由驗收工作人員交至倉庫或是其他有需要用到的部門之中，在交貨至部門時，將驗收單讓收貨單位簽名或蓋章后取得驗收單。④限定無關的人接近存放的貨物，將驗收崗和儲存崗的職位和責任劃分開。 付款環(huán)節(jié)的內部控制活動:①檢查賣方發(fā)票、驗收單及訂購單是否準確、統(tǒng)一，然后編制付款單據(jù)。②檢查記錄的負債或是已支付的貨幣資金是否與賣方發(fā)票、驗收單及訂購單一致，如果一致，確定記錄下負債。③支票收款人姓名及金額已根據(jù)付款憑證的內容發(fā)出進行付款且內容必須與付款憑單相對應，其他沒有經過授權的人員無法辦理空白支票，應由經過授權的財務人員進行簽署。
1.3.3內部控制信息與溝通現(xiàn)狀
在外部溝通方面，M公司通過官方網站建設等，竭力加強和投資者、供貨商及客戶進行必要的交流與溝通，依據(jù)監(jiān)管部規(guī)定進行必須的信息披露。 在內部溝通方面，M公司為了確保所有高級員工及普通員工及時了解掌握公司發(fā)展及經營需求，所有員
工通過郵件、傳真、電話、會議等形式進行傳遞公司間的基本信息。當公司要通知事務時，因為M公司的每個員工都擁有實名制的公司特有的內部郵箱地址，所以就會發(fā)送到指定員工的內部郵箱地址來通知大家。
2 北京地區(qū)上市公司購貨環(huán)節(jié)內部控制存在的問題及其原因分析
—以M公司為例 M公司的主要供應商有 28家，購貨物品及原材料主要包括：天然植物主料、輔助材料、加工材料、制作工具、加工費等。問題是 M 公司購貨物品的品質不太穩(wěn)定，有一部分材料沒有達到產品質量的要求，比如材料的防水、導電、導熱性能等。在生產車間經常出現(xiàn)一些次品和廢品，這些次品和廢品不僅占據(jù)了生產車間空間，而且消耗浪費公司資金，還消耗了生產工人的時間和精力。 做出來的日用品比如洗發(fā)露，護發(fā)素產品質量很不穩(wěn)定，這都是由于所購的物料質量不穩(wěn)定導致的。 2.1缺乏良好的內控環(huán)境 M 公司是屬于一家集團公司下面的國企，公司是在我國處于計劃經濟的大環(huán)境下發(fā)展起來的，雖然現(xiàn)在已經上市，參與了市場經濟，但是有部分人的行政領導觀念還沒有得到完全深入轉變，一些不符合歷史潮流的思想在國企中仍然存在著，管理和用人模式離不了國企的框架，由于公司所處的高新技術研發(fā)健康產業(yè)是競爭性行業(yè)且公司所處的資源壟斷性領域，兩種問題放到一起會給企業(yè)形成難以處理的矛盾。 公司以“健康成就人生價值”為企業(yè)使命，致力于以優(yōu)質的產品和貼心的服務為消費者提供個性化的健康保障，倡導擺脫依賴，自主健康，實現(xiàn)對更高人生價值的需求。但是對內控執(zhí)行的環(huán)境沒有得到足夠的重視。就是說，僅僅將內控通過公司規(guī)章、流程的設置對員工進行有效約束，對誠信道德建設、人力資源等環(huán)境方面的控制要素的投入很少，管理層沒有把公司內控提升到公司戰(zhàn)略層面。大部分員工認為內控是財務部門的工作，與自己沒有關系，對內控事務投入的熱情極度缺少，平常處理內控事務時，即便知道內控流程有漏洞，也不會去揭露，反而會刻意隱瞞，這些問題都是公司員工缺乏內控意識造成的。對公司來說，給員工做對于購貨內控的培訓工作是十分必要的，但M公司很少給員工做培訓。內控很難得到有效實行就是由于員工對內控的認知能力較差導致的。對公司規(guī)定職責范圍內審批復核工作不重視，公司即便是有完善的內控活動，也很難達到理想的目標，高層人員應做好帶頭示范作用。在和供貨商簽訂合同管理的問題上，這些現(xiàn)象，比如出現(xiàn)合同條例不清的情況，但管理層人員沒有注意到這一點對企業(yè)的影響，會對企業(yè)不利。因此，由于缺乏內控意識，內控活動沒有得到有效實行，即便公司擁有完善的內控活動，公司也會面臨陷入購貨困境中。
2.2風險評估體系不科學 風險評估分4部分，有以下4部分：①目標設定、②風險
工通過郵件、傳真、電話、會議等形式進行傳遞公司間的基本信息。當公司要通知事務時，因為M公司的每個員工都擁有實名制的公司特有的內部郵箱地址，所以就會發(fā)送到指定員工的內部郵箱地址來通知大家。
2 北京地區(qū)上市公司購貨環(huán)節(jié)內部控制存在的問題及其原因分析
—以M公司為例 M公司的主要供應商有 28家，購貨物品及原材料主要包括：天然植物主料、輔助材料、加工材料、制作工具、加工費等。問題是 M 公司購貨物品的品質不太穩(wěn)定，有一部分材料沒有達到產品質量的要求，比如材料的防水、導電、導熱性能等。在生產車間經常出現(xiàn)一些次品和廢品，這些次品和廢品不僅占據(jù)了生產車間空間，而且消耗浪費公司資金，還消耗了生產工人的時間和精力。 做出來的日用品比如洗發(fā)露，護發(fā)素產品質量很不穩(wěn)定，這都是由于所購的物料質量不穩(wěn)定導致的。 2.1缺乏良好的內控環(huán)境 M 公司是屬于一家集團公司下面的國企，公司是在我國處于計劃經濟的大環(huán)境下發(fā)展起來的，雖然現(xiàn)在已經上市，參與了市場經濟，但是有部分人的行政領導觀念還沒有得到完全深入轉變，一些不符合歷史潮流的思想在國企中仍然存在著，管理和用人模式離不了國企的框架，由于公司所處的高新技術研發(fā)健康產業(yè)是競爭性行業(yè)且公司所處的資源壟斷性領域，兩種問題放到一起會給企業(yè)形成難以處理的矛盾。 公司以“健康成就人生價值”為企業(yè)使命，致力于以優(yōu)質的產品和貼心的服務為消費者提供個性化的健康保障，倡導擺脫依賴，自主健康，實現(xiàn)對更高人生價值的需求。但是對內控執(zhí)行的環(huán)境沒有得到足夠的重視。就是說，僅僅將內控通過公司規(guī)章、流程的設置對員工進行有效約束，對誠信道德建設、人力資源等環(huán)境方面的控制要素的投入很少，管理層沒有把公司內控提升到公司戰(zhàn)略層面。大部分員工認為內控是財務部門的工作，與自己沒有關系，對內控事務投入的熱情極度缺少，平常處理內控事務時，即便知道內控流程有漏洞，也不會去揭露，反而會刻意隱瞞，這些問題都是公司員工缺乏內控意識造成的。對公司來說，給員工做對于購貨內控的培訓工作是十分必要的，但M公司很少給員工做培訓。內控很難得到有效實行就是由于員工對內控的認知能力較差導致的。對公司規(guī)定職責范圍內審批復核工作不重視，公司即便是有完善的內控活動，也很難達到理想的目標，高層人員應做好帶頭示范作用。在和供貨商簽訂合同管理的問題上，這些現(xiàn)象，比如出現(xiàn)合同條例不清的情況，但管理層人員沒有注意到這一點對企業(yè)
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的影響，會對企業(yè)不利。因此，由于缺乏內控意識，內控活動沒有得到有效實行，即便公司擁有完善的內控活動，公司也會面臨陷入購貨困境中。2.2風險評估體系不科學 風險評估分4部分，有以下4部分：①目標設定、②風險
識別、③風險分析、④風險應對。公司風險分為：①內部的風險、②外部的風險。在內部及外部雙重風險的影響下，若能及時有效地實施風險評估，在公司內控活動中不但能提升公司抵抗風險的能力及運行效率，而且對公司在內控活動中的長遠發(fā)展和實現(xiàn)目標極其有利。公司風險評估小組通過訪問、調查、抽樣、檢驗等方式，M公司首先定制出購貨流程圖，然后根據(jù)實際經驗、主觀判斷方法確定出重要風險控制區(qū)域。該區(qū)域分為兩方面：①購貨時定的價格、②貨物進入倉庫、退回倉庫。但是，這種方法容易漏掉重要的風險控制區(qū)，因為根據(jù)經驗判定的評估方法是不全面、不合理的。原材料購貨的基本步驟分：①請購、②訂購、③驗收、④付款。完善的風險評估程序是涵蓋全部重要的風險控制范疇的材料購貨程序，包含：①制定購貨計劃的合理性、②簽訂的合同是否清楚、③驗收程序的準確性、④、財務結算完整性、準確性。 因此，M 公司要形成完備的風險評估指標體系就應將風險評估的總目標進行劃分，對每個分目標下的控制流程實施分析，判定出關鍵的控制要點并設立合理完整的風險評估指標。 2.3內控監(jiān)督失效 M 公司內部有審計部，但內部審計部門的監(jiān)督能力有限，其余員工對內部控制工作缺乏熱情，缺乏對內部控制工作投入的熱情，平常處理內控事務時，即便知道內控流程有漏洞，也不會去揭露，反而會刻意隱瞞，對購貨環(huán)節(jié)內控的建設事務造成不便。如果能充分發(fā)揮基層員工的監(jiān)督作用，會大大降低公司內部監(jiān)督部門的欺詐風險。M公司的內部審計部門沒有更新意識，但還是根據(jù)舊的方式對購貨環(huán)節(jié)內控實行檢查，但隨著時間的流逝，內控的有效性可能會丟失，這種情況是起不到應有的監(jiān)督作用的，比如內部審計部門按照舊的模式實行檢查。 主要是對內控有效性評價的監(jiān)督，及內控的監(jiān)督披露的認知，它是需要持續(xù)有效的運行為保證，包含三個方面：①持續(xù)監(jiān)督、②獨立評估、③缺陷報告。 在連續(xù)監(jiān)管中，M 公司違反了職位和責任應劃分開的原則，對審查和批準這種連續(xù)的監(jiān)督手段發(fā)揮其監(jiān)督有效性產生不利。購貨部的工作權限超出范圍，購貨材料的招標、供貨商資格審查、最終選擇供貨商、簽訂購貨合同、申請付款等應為購貨部執(zhí)行。雖然重要的材料的購入由管理部門先協(xié)商產品價格和貨款條款，待協(xié)商一致后，后續(xù)統(tǒng)一由購貨部進行跟進。但一般材料的購入是由購貨部來完成，這種情況已經導致購貨部失去有效的監(jiān)管。財務部由于各種各樣的原因，購買的物品沒有及時記錄，費用、數(shù)目都沒有及時記錄下來，而記錄的購買的內容與實際購買核對是否一致，都對購貨腐敗起到了一定的監(jiān)督作用。 在獨立審核內部審核部門時，審計部門每半年對購貨部進行一次審查，主要是對申購數(shù)據(jù)核對，看其是否符合法律規(guī)定。這種方式審查是存在漏洞的。首先，定期檢查，檢查的數(shù)據(jù)是不符合審計要求的不可預測性，檢查效果非常薄
弱；其次，它檢查后不能糾正其錯誤，必然會給公司造成一定的損失；最后，僅對數(shù)據(jù)檢查而不對進貨過程進行檢查，是很難檢測出真實情況的。 在不完整報告問題上，公司沒有一套有效的不完整報告制度。廣大員工對內控工作缺乏熱情，在平常處理內控事務時，即便知道內控流程有漏洞，也不去揭露，反而是刻意隱瞞，
2.4沒有完備的購貨信息系統(tǒng) 信息溝通是：員工為了恪盡職守，盡職盡責，認知、傳送對公司管理發(fā)展和生產運營有利的信息。信息分為4部分，分別是：①內部的信息、②外部的信息、③財務信息、④非財務信息。傳播的主體和客體包括兩個方面，為公司不同部門與內部的溝通，及公司和客戶、供貨商、債權人、監(jiān)管機構和公眾的外部溝通等。 公司間信息溝通不順暢。公司僅僅通過郵件、傳真、電話等形式進行公司內部間的基本信息傳送，沒有一個系統(tǒng)的信息系統(tǒng)。采用這種方式不僅成本高，時效性差，而且最重要的是會使管理層不能及時對購貨系統(tǒng)實行有效的監(jiān)督。這種情況會造成信息失真，老化。工作人員在知道內控活動漏洞的時候，不去主動揭露，反而是刻意隱瞞事實真相。因為擔心自己向上層領導提出公司內控漏洞、改進措施會侵犯部門之間的利益，讓其他的員工心生記恨，所以不敢向上層領導及時匯報，這是致使公司在改進內部控制時遇到溝通不順暢問題的重要原因之一。 購貨部門與供貨商之間的溝通效率較低，可能會造成嚴重的錯誤。不使用成熟的信息技術去建設一個完善的新的信息系統(tǒng)，而是通過郵件、傳真等手動方式，在購貨訂單變化頻繁時，手工方式溝通會導致供貨商無法及時獲得有效信息，出現(xiàn)發(fā)錯貨、延遲交付的現(xiàn)象。若公司購買根據(jù)其大小、購買類型、購買周期選擇合適的購貨信息軟件，購買要求，填寫購貨申請單，購貨訂單審批通過網絡、計算機完成，可大大提高事務處理的效率和準確性。 各部門之間的矛盾的積累，溝通不順暢，不僅會影響生產效率和生產質量，而且影響工作環(huán)境，對工作毫無熱情。購貨部門若不清楚實際生產需求，將使購貨材料與規(guī)定的型號不符，與生產質量要求不符，出現(xiàn)退貨或者積壓貨物的現(xiàn)象，會占用企業(yè)的資金，會產生不必要的退貨費、運輸費。若生產部改變了生產，購貨部門沒能立即告知情況，比較大的情況下會出現(xiàn)材料短缺、過剩等現(xiàn)象，嚴重影響了生產及銷售。因為購貨部、財務部間溝通交流較少，所以財務部很難用會計信息來監(jiān)控購貨過程，難以控制購貨部的購貨費用，無法對購貨人員的權限進行控制，購貨人員不得利用職位的便利謀取私人的利益。
3 強化北京地區(qū)上市公司購貨環(huán)節(jié)內控的具體對策 —以M公司為例
3.1建設良好的內部環(huán)境 高級人員必須有自己的職業(yè)道德，依照法律法規(guī)處理事務，且不濫用權力，最終在公司中能起到道德榜樣的作用，讓每位員工都自覺恪守職業(yè)道德、
誠信辦事，創(chuàng)造一個干凈、透明，良好的工作環(huán)境，可以有效防止工作人員徇私舞弊、防止腐敗的現(xiàn)象發(fā)生，加強員工的工作效率，提供公司績效，塑造公司良好形象。 購貨人員應具備完成工作需要的專業(yè)能力、基本素養(yǎng)，必須具備持續(xù)學習和自我激勵的精神。管理人員要學會人才管理探索，學會培養(yǎng)人才、留住人才。能夠正確地評價每位員工的工作效果，包括員工的進取精神。購貨人員應具備的能力：①良好的溝通協(xié)作能力，能及時了解公司需要、與供貨商的議價；②良好的收集、分析和判定信息的能力，可以準確把握市場購買物資價格變化的方向，可以預測供求關系；③擁有快速學習的能力，對于特殊部件，購貨人員必須對模型和質量有一個基本的了解，以便知道不應該購買的不適用的材料并確保購買商品的準確性。 管理的理念包含了公司內部控制的管理和環(huán)境管理的實施及實施內部控制的重要性。會對企業(yè)內部控制制度產生有利的影響。管理理念不是體現(xiàn)在形式上，是體現(xiàn)在制定政策的管理制度及具體的措施上，體現(xiàn)在管理上面對內控漏洞、違規(guī)行為作出反應的及時性、有效性。內部控制的業(yè)務風格對重大錯報風險具有十分重要的意義。它體現(xiàn)在：管理人員對信息技術、財務會計的合理重視。董事會和審計委員會對管理人員實施了有效監(jiān)管、風險管理的偏好程度、管理人員對會計政策的定位、會計估計等。
3.2設立完善的內部監(jiān)督體系 內控是一個不斷變化的過程，隨著時間和條件的不斷變化，控制效果會在一定程度上下降。因此，連續(xù)監(jiān)督內部控制是十分必要的，同時還要著重注意評價的獨立性、注意報告不完整性。 連續(xù)監(jiān)管是不同部門之間即上級和下級之間的監(jiān)督，這就意味著包含崗位崗位審查、審批部門層面。事后審查是企業(yè)內部不同崗位之間的檢查和監(jiān)督行為。如財務憑證的財務部門、對檢查報告的審核。部門審核是按照業(yè)務流程的不同順序對各部門、行為狀態(tài)進行稽查事項的行為，如會計人員對購貨部的訂單、需求部門的請購、驗收監(jiān)督部門收到發(fā)票校驗確認的行為。層級審批是上級對下級受托責任的驗證，一般情況下是基金和其他重要的使用權，如合同價值金額大于2萬應由經理進行審批，這3種方法運用在日常內部控制監(jiān)督中。 獨立評價是一個獨立的評價部門，外部單位來評價內控的有效性。公司必須建立監(jiān)管部門、內部審計部門，并直接對董事會、審計委員會負責。對于購貨環(huán)節(jié)的監(jiān)管，有幾點內審部門應充分考慮到：①不能按照老辦法對購貨環(huán)節(jié)內部控制實施檢查，但要跟上時代的步伐，提高監(jiān)督手段。②加強監(jiān)督的不可預測性，如抽查和使用非常規(guī)手段檢查。最后，不僅是要對購貨資料的合法合規(guī)性進行檢查，而更應注意在購買環(huán)節(jié)內部控制的過程中容易造成的漏洞。 重點注意下屬向上級反應報告的缺陷。對下屬來說，公司應建立一個機制來
鼓勵合規(guī)合法的事項來鼓勵他們，及時觀察、報告內部漏洞，高級人員應及時采取相應措施，對正義的內部控制進行報告。
3.3規(guī)范購貨合同控制活動 確認供貨商控制活動和執(zhí)行有一個大的漏洞。購貨人員基本工資都不高，但這份工作是很多人想得到的。很大一部分原因是因為崗位待遇雖不高但存在灰色收入，雖然公司購貨環(huán)節(jié)中的詢價、下單、申請付款、付款這幾個流程有不同的人負責，但其中有一個缺點是相當部分的人員存在親屬關系。購貨人員崗位在M公司非常受歡迎，供貨商都想和購貨人員建立良好的長期合作的關系。購貨部主要任務是負責供貨商的選定、購貨合同談判等，購貨人員選定供貨商時，主要是看購貨人員與供貨商之間的關系是否良好，購貨人員可在供貨商那獲取更多利益，而不單單是因為供貨商所提供的貨物質量好、價格低。當購貨人為公司購貨時，購貨人員可在供貨商那獲取一定比例的灰色收入。甚至，購貨人員與供應商之間簽訂的價格與購貨人員到公司報銷的價格不一致，由購貨人員和供貨商獲得了中間的差價收入。購貨人員報銷購貨費用時，常常將與購貨活動無關的內容劃分至報銷范疇。
3.4建設完善的購貨信息系統(tǒng) 公司應當及時認識、了解、然后提供一些有用的信息，例如有關公司運營和生產經營方面的。各部門之間應積極溝通，竭盡全力解決沖突、化解不必要的矛盾，提升生產效率和產品質量，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，積極調動大家對工作的熱情。購貨部門應及時知道生產狀況和實際需要，確保生產、購買的物料符合型號規(guī)定及質量要求，降低資金占用，減少不必要的費用。若生產部門改變了生產，購貨部門要立馬告知對方，避免出現(xiàn)缺料、殘料的現(xiàn)象，確保產品生產、銷售。購貨部門和財務部門應及時交流、溝通，財務部門才能有效利用會計信息監(jiān)管購貨環(huán)節(jié)的內部控制活動，有效控制購貨環(huán)節(jié)的購貨成本，防止購貨人員擁有超出職責范圍內的權力，堅決不允許購貨人員利用職位的便利謀取個人的利益。 在信息通信技術方面，不僅是通過郵件、傳真等手動方式傳輸信息，而且還應充分利用電子信息技術，建立一套適合企業(yè)自身狀況的購貨信息系統(tǒng)，減少不同層次、部門、內外部間的溝通成本，提高溝通效率。它是一個結合形成了一個網絡資源平臺的模型，工作事項包括：建立供貨商檔案、制定計劃、跟進購貨訂單、購買訂單、貨物檢查、核算、訂單結算以及結算系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)的維護等。 結論 通過研究發(fā)現(xiàn)M公司在原材料、輔助材料等物料的購買環(huán)節(jié)內部控制中存在一系列的問題。在處理內控環(huán)境問題時，對公司的內控文化管理缺少有效的關注和足夠的重視，公司治理制度并沒有真正實現(xiàn)權利與義務的分離，也未按照公司的實際情況去制定和執(zhí)行有效的購貨人員績效激勵機制，并且在招聘優(yōu)秀人才方面以及人才培
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