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大學生畢業(yè)后，檔案何去何從
大學生畢業(yè)后，檔案何去何從
。然而，想要完成從學校到職場的跨越，除了落實工作之外，就業(yè)部門提醒，作為承載著諸多畢業(yè)生重要信息及身份證明的檔案，其落地接收也是畢業(yè)季的重要工作之一。
為什么要存檔?哪些人員需要存檔?存檔、轉(zhuǎn)接的流程是什么?私拆、個人保存、遺失檔案導致的死檔如何激活?帶著這些疑問，記者在山西省人力資源市場和太原人才市場進行了多日走訪。相關(guān)部門提示，檔案非常重要，畢業(yè)后首先對自己的檔案進行托管和保存，切不可拖延太久。
人力市場檔案落戶數(shù)量激增
7月24日12時30分左右，雖然下班時間已經(jīng)過了半小時，但山西省人力資源市場內(nèi)負責高校畢業(yè)生檔案落戶的7個窗口前，仍然擠滿了等待辦理落戶的畢業(yè)生。
“我是10點多來的，一直排隊等到現(xiàn)在了。”正在辦理落戶的楊志林告訴記者。
為什么要將檔案落戶呢?山西省人力資源市場代理部部長武子濱表示：“個人檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起憑證、依據(jù)和參考作用。個人檔案里一般有高校畢業(yè)生登記表、學習成績表、在校獎罰材料、體檢表、畢業(yè)生報到證(存檔聯(lián))、高考試卷等。”
據(jù)武子濱介紹，目前，大學畢業(yè)生的個人檔案仍有多方面的作用：可以建立人事關(guān)系，進行連續(xù)工齡計算;辦理工作調(diào)動時還需要個人檔案;專業(yè)技術(shù)職稱晉升要檔案記錄作依據(jù);報考公務(wù)員政審、出國政審，公證時要查閱個人檔案;考研時需要檔案等。檔案一旦變死檔，將會在諸多方面造成不便，且補救起來時間長、程序繁瑣。
如今，檔案的重要性被越來越多的高校畢業(yè)生所認可。自6月初到現(xiàn)在，省人力資源市場已經(jīng)接收高校畢業(yè)生檔案1萬多份。“平均每天接收數(shù)量有200多份，比去年同期增加了10倍。”武子濱說，“每天還不到8:00，市場門外就有不少高校畢業(yè)生在排隊等待了。為了方便畢業(yè)生們，盡快辦理檔案落戶，我們開了7個窗口，延長工作時間到中午1:00，晚上到8:00—9:00。”
8類人員需辦理存檔
哪些人員檔案要存放人才市場?存檔方式有哪些?針對檔案存放的相關(guān)問題，武子濱部長做了詳細解釋。“流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)(比如人才市場)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。”武子濱說，根據(jù)規(guī)定，嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)管理。
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，流動人員人事檔案具體包括8類：非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;自費出國留學及其他因私出國(境)人員的檔案;外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。
“就是說，這8類人員需要在人才市場辦理人事代理業(yè)務(wù)。”
對于辦理存檔的方式及類別，大致分為三類：
離校未就業(yè)的：可存放到學校，學校存放期為兩年，自畢業(yè)之日算起，兩年后，若還未將檔案轉(zhuǎn)走，學校會將檔案打回學生原籍;也可以存放至正規(guī)的人才市場，就業(yè)后及時辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。
離校就業(yè)的：可寄送至就業(yè)單位。具有檔案管理權(quán)限的機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，由單位接收、管理檔案。無權(quán)限的單位，可由當?shù)毓簿蜆I(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)負責提供檔案管理服務(wù)。
主動調(diào)回原籍的：無論是否參加工作，都可將檔案放回原戶籍所在地的人事部門或人才市場。若找到工作想返回原籍的，單位可發(fā)函(調(diào)檔函)將檔案調(diào)出。
此外，需要注意的是，雖然今年起不收取檔案管理費，但是存在一些補交費用的情況：2012年12月31日前，按照相關(guān)規(guī)定，每月收取25元管理費;2013年 1月 1日到 2014年 12月 31日之間的，按照相關(guān)規(guī)定，每月收取10元管理費;從今年起，應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案和流動人員免去管理費等費用，
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《大學生畢業(yè)后，檔案何去何從》(http://clearvueentertainment.com)。其中，落戶掛靠需要收取費用，并不與檔案費用一致。存檔和調(diào)出有固定流程
“檔案和戶口不讓長時間留在學校，單位沒辦法接收，又不想將其辦回大同老家，想落戶到太原，但對具體的操作流程實在是一頭霧水。”7月初，23歲的秦瑋從太原理工大學畢業(yè)后，幾經(jīng)周折，最后在南內(nèi)環(huán)一家私企落實了工作。工作雖落實了，但是辦理存檔和落戶再次讓他糾結(jié)起來。
“像秦瑋這樣的流動人員，可以選擇太原任何一個人才市場，就近辦理存檔。”太原人才市場人事代理部部長郝并壽表示，自去年年末我省實行“取消高校畢業(yè)生落戶限制”政策以后，來太原人才市場辦理存檔的外地畢業(yè)生數(shù)量也多了起來，增長幅度在兩倍左右。
接著，郝并壽部長以太原為例，對存檔和落戶流程進行了解釋。
“辦理存檔落戶手續(xù)，須先簽訂一式三份的就業(yè)協(xié)議。簽訂的就業(yè)協(xié)議需蓋 3個公章：用人單位公章、太原人才市場公章、太原市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心公章。”郝并壽介紹說。
蓋公章的就業(yè)協(xié)議是辦理就業(yè)報到證的重要依據(jù)，具體辦理和領(lǐng)取就業(yè)報到證的時間可咨詢學校。同時，到學校派出所辦理戶口遷移證，遷入地為太原人才市場，具體為太原高新區(qū)中環(huán)派出所。
走完上述流程后，畢業(yè)生便可憑本人檔案、就業(yè)報到證、戶口遷移證到太原人才市場，辦理存檔、落戶手續(xù)。需要注意的是，畢業(yè)生本人檔案須由學校通過專門途徑或者通過畢業(yè)生本人送達太原人才市場。
郝并壽部長告訴記者：“人事代理可由單位集體委托代理，也可由個人委托代理。完成人事代理并辦理存檔后，便可享受相應(yīng)服務(wù)，如接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、證明、政審、黨組關(guān)系接轉(zhuǎn)等。”
辦理存檔落戶后，又要在太原市換工作或者離開太原工作，如何辦理調(diào)出檔案?郝并壽介紹，調(diào)出檔案，即檔案傳遞，首先要有商調(diào)函。
具體辦理流程是：若新單位是太原市的，且有人事權(quán)，那么提供新單位出具的商調(diào)函(提檔函);新單位若是本地的且沒有人事權(quán)，或者是外地的單位，那么都要求當?shù)乜h級以上(含縣級)公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)出具商調(diào)函 (提檔函)。隨后，本人提供存檔合同書 (代理單位還需提供單位同意調(diào)出函)，到太原人才市場檔案部提檔，人事代理部窗口辦理傳遞手續(xù)。
此外，郝并壽提示廣大畢業(yè)生，檔案關(guān)乎存檔和落戶兩個方面，與參加工作后參保等事項都有關(guān)系。不要讓檔案長期處于過渡狀態(tài)，保證檔案處于完整的狀態(tài)。切勿將檔案存放到不正規(guī)的人事代理機構(gòu)，避免丟失、損壞。
私拆、個人保存、遺失檔案導致的死檔須激活
長期個人保存檔案、遺失檔案、私自拆封檔案等，都會導致死檔。但是，死檔并非無可救藥，可通過三種方式激活。
長期個人保存檔案導致死檔應(yīng)盡快辦理改派手續(xù)
“我的檔案在自己手里，從畢業(yè)時算起，都快5年了，最近聽說個人長期保存原來會導致死檔。”王志新焦急地說：“有沒有什么辦法讓它起死回生?”“一般個人保存檔案超過兩年就會變成死檔。”郝并壽介紹說，針對自己長期保管檔案造成的檔案變死檔問題，郝并壽提醒，應(yīng)盡快到教育部門下屬的大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心咨詢，通過辦理改派手續(xù)，將檔案存放在當?shù)厝松绮块T下屬的人才交流中心(人才市場)來激活。辦理改派手續(xù)時，在私企工作的，應(yīng)提供本人在私企工作的勞動合同，并在一式三份就業(yè)協(xié)議上蓋上單位章，再到人才市場蓋章，最后到大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心蓋章。辦完手續(xù)后，將檔案存放人才市場。
私拆檔案導致死檔可聯(lián)系學校重新審核封簽
去年畢業(yè)的 90后女生李琳，不僅沒有及時把檔案存放在人才市場，還將檔案私自拆了封。咨詢過人才市場后，對方統(tǒng)一答復：“只接受沒有開封過的檔案。”現(xiàn)在，她非常想知道，拆封的死檔，該如何激活。
為此，郝并壽表示，按照國家、省、市人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，任何人不得私自保管他人或本人檔案，也不能私自拆閱。因為一旦拆封，就可能意味著，檔案內(nèi)材料被隨意更改。一旦被隨意更改，檔案的真實性便存疑了。
對于私自拆封的檔案，郝并壽介紹說，根據(jù)國家規(guī)定，人才市場不予接受。檔案持有者應(yīng)當及時聯(lián)系原畢業(yè)院校審查檔案，確認未經(jīng)涂改變更后，重新封簽加蓋騎縫章，方為有效。
檔案遺失導致死檔應(yīng)尋找原始檔案重新建檔
“我的檔案在畢業(yè)當年郵寄過程中弄丟了，肯定成了死檔�，F(xiàn)在換工作，新單位要求辦理檔案手續(xù)。這可怎么辦?”畢業(yè)于太原師范學院的馬皓月同樣面臨死檔問題。
針對檔案遺失造成的死檔、無檔問題，郝并壽提醒，首先應(yīng)當聯(lián)系家人、同學、舍友等人員，盡一切可能找回檔案。因為人事檔案最為注重的就是它的原始性，在證明某一事項時，檔案記錄的證明效力要高于現(xiàn)單位出具的證明效力。
經(jīng)過努力后，仍未找到檔案，就只能通過畢業(yè)院校、所在黨組織等單位，查詢補辦有關(guān)檔案材料，比如，入學登記表、大學成績單，黨團組織關(guān)系等，形成檔案。補辦檔案前，最好和檔案存放地(人才市場或者機關(guān)事業(yè)單位國有企業(yè)人事部門)咨詢清楚，補辦檔案后，還要經(jīng)檔案存放地審核有效后，才算最終完成。
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