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客戶檔案管理制度（精選13篇）
在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。我敢肯定，大部分人都對(duì)擬定制度很是頭疼的，以下是小編為大家整理的客戶檔案管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
客戶檔案管理制度 篇1
作為公司的市場(chǎng)與客戶主管，我的其中一個(gè)重要職責(zé)是與客戶保持良好的關(guān)系，并及時(shí)整理好客戶資料，向公司提供客戶最真實(shí)和準(zhǔn)確的資料，使公司的經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行，更好地追求最大利潤(rùn)。而為了使我的工作有條不紊地展開(kāi)，我設(shè)計(jì)了以下的客戶檔案管理辦法:
第一條 目的:
本制度立足于建立完善的國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)客戶檔案管理系統(tǒng)和客戶檔案管理規(guī)程，以提高國(guó)內(nèi)和國(guó)際營(yíng)銷效率，擴(kuò)大國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)占有率，與本公司交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第二條適用范圍:
企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)直接客戶與間接客戶都應(yīng)納入本制度的適用范圍。
第三條內(nèi)容:
1.客戶基礎(chǔ)資料
客戶資料的獲取，主要是通過(guò)營(yíng)銷人員對(duì)客戶進(jìn)行的.訪問(wèn)搜集來(lái)的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多以建立客戶數(shù)據(jù)庫(kù)的形式出現(xiàn)。
客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的基本情況、所有者、管理者、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)規(guī)模、行業(yè)、資產(chǎn)等方面。
2.客戶特征
服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿�、公司文化、�?jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模(銷售額等)、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3.業(yè)務(wù)狀況
主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4.交易活動(dòng)現(xiàn)狀
主要包括客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件和以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。
第四條 方法
1.建立客戶檔案系統(tǒng)
本制度規(guī)定客戶基礎(chǔ)資料的取得形式如下，并采用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行:
(1)由銷售代表在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問(wèn)時(shí)進(jìn)行整理匯總。
(2)向客戶派發(fā)客戶資料表，請(qǐng)客戶填寫(xiě)。
(3)委托專業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。
2.客戶分類
利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類，目的在于提高銷售效率，增加企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)上所占的份額。
客戶分類的主要內(nèi)容包括:
(1)客戶性質(zhì)分類。分類的標(biāo)識(shí)有多種，主要原則是便于銷售業(yè)務(wù)的開(kāi)展�？砂纯蛻羲谛袠I(yè)、客戶性質(zhì)、客戶地域、顧客類型劃分。
(2)客戶等級(jí)分類。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí)，以便于對(duì)客戶進(jìn)行渠道管理、銷售管理和貨款回收管理。
3.客戶構(gòu)成分析
利用各種客戶資料，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，將客戶分類，分析其構(gòu)成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營(yíng)銷狀況，找出不足，確定營(yíng)銷重點(diǎn)，采取對(duì)策，提高營(yíng)銷效率。
客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括:
(1)銷售構(gòu)成分析。根據(jù)銷售額等級(jí)分類，分析在公司總銷售額中，各類等級(jí)的客戶所占比重，并據(jù)此確定未來(lái)的營(yíng)銷重點(diǎn)。
(2)商品構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)商品總銷售量中各類商品所占比重，以確定對(duì)不同客戶的商品銷售重點(diǎn)和對(duì)策。
(3)地區(qū)構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)總銷售額中不同地區(qū)所占的比重，借以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出對(duì)策，解決問(wèn)題。
4.客戶信用分析
在客戶信用等級(jí)分類的基礎(chǔ)上，確定對(duì)不同客戶的交易條件、信用限度額和交易業(yè)務(wù)信用處理辦法。
第五條 客戶檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題:
在客戶檔案管理過(guò)程中，需注意下列問(wèn)題:
1.客戶檔案管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性，不斷地補(bǔ)充新資料。
2.客戶檔案管理應(yīng)重點(diǎn)為企業(yè)選擇新客戶，開(kāi)拓新的國(guó)際市場(chǎng)提供資料。
3.客戶檔案管理應(yīng)“用重于管”，提高檔案系統(tǒng)的質(zhì)量和效率。
4.客戶檔案系統(tǒng)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，并確定嚴(yán)格的查閱和利用的管理辦法。
客戶檔案管理制度 篇2
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責(zé)
公司銷售檔案管理由營(yíng)銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門(mén)。
第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法
一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：
1、客戶基礎(chǔ)資料。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的`銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內(nèi)容見(jiàn)《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
第三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫(xiě)或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻魴n案不及時(shí)更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級(jí)為機(jī)密級(jí)檔案，分級(jí)管理。公司級(jí)檔案由營(yíng)銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營(yíng)銷總監(jiān)、營(yíng)銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門(mén)級(jí)客戶檔案由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營(yíng)銷副總批準(zhǔn)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；個(gè)人級(jí)客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營(yíng)銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號(hào)提供給人查閱，每次處50元罰款。
客戶檔案管理制度 篇3
一、客戶資料管理辦法總則。
為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強(qiáng)客戶資料管理，做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作，提升客戶滿意度和忠誠(chéng)度，使公司對(duì)客戶的管理規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開(kāi)展，特制訂本客戶資料管理辦法。
二、客戶資料管理辦法管理范圍。
1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。
2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的重點(diǎn)客戶、品牌客戶。
三、客戶資料的內(nèi)容。
完整的客戶資料包括以下資料信息：
1、公司信息部負(fù)責(zé)公司所有客戶基本信息的匯總、整理。
a、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的.基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步�？蛻艋举Y料的收集主要由市場(chǎng)人員完成，市場(chǎng)人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動(dòng)的收集客戶信息。
b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時(shí)間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊(cè)資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、郵箱）等方面。
C、對(duì)經(jīng)銷商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立必要的信息系統(tǒng)，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營(yíng)品牌/信用評(píng)估/財(cái)務(wù)狀況/人員狀況等。
2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。
1）、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭；
2）、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本等。
3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營(yíng)業(yè)額、員工人數(shù)）、采購(gòu)決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息（愛(ài)好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)等。
3、客戶檔案的更新、修改。
1）、客戶單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；
2）、對(duì)客戶單位的重大變動(dòng)事項(xiàng)、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；
3）、積累客戶年度業(yè)績(jī)和財(cái)務(wù)狀況報(bào)告。
4）客戶在財(cái)務(wù)上的開(kāi)戶、更改戶名需提供紙制申請(qǐng)，并做好檔案記錄（銷售中心及財(cái)務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時(shí)和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）
4、建立客戶交易資料
客戶與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號(hào)、流失原因）等。
四、公司各部門(mén)與客戶接觸的重大事項(xiàng)，均須報(bào)告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內(nèi)。
五、員工調(diào)離公司時(shí)，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)閱客戶檔案。
七、客戶管理。
1、接待客戶，按公司對(duì)外接待辦法處理以及招待費(fèi)用管理辦法進(jìn)行審批接待。
2、與客戶的信函、傳真、長(zhǎng)話交往，均應(yīng)按公司各項(xiàng)管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi)。
3、對(duì)一些較重要、未來(lái)將發(fā)展的新客戶，公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報(bào)告制。
4、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時(shí)，應(yīng)由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。
八、客戶資料管理辦法附則。
本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
客戶檔案管理制度 篇4
1、目的
對(duì)客戶資料進(jìn)行有效管理，及時(shí)對(duì)顧客需求與信息進(jìn)行溝通，確保顧客滿意，客戶檔案管理制度。
2、范圍
適用于顧客的信息管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴、顧客滿意度管理等。
3、職責(zé)
3.1營(yíng)銷總公司負(fù)責(zé)客戶檔案管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿意度調(diào)查等組織工作；
3.2各部門(mén)、各礦負(fù)責(zé)協(xié)助銷售部完成各項(xiàng)顧客相關(guān)的工作。
4、客戶檔案的管理
4.1.1客戶信息資料的收集整理
銷售部通過(guò)市場(chǎng)信息的收集、顧客拜訪銷售人員統(tǒng)計(jì)，過(guò)程中收集客戶的資料，并匯總
4.1.2客戶檔案的建立與管理
a)銷售部、人事部聯(lián)營(yíng)辦負(fù)責(zé)建立各自客戶檔案，客戶檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1.客戶聯(lián)系方式，包括電話、聯(lián)系人、網(wǎng)址等；
2.客戶信用狀況描述；
3.客戶以往交易記錄等。
b)客戶檔案設(shè)專人管理，并根據(jù)客戶的交易情況對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新；
c)客戶檔案由銷售總監(jiān)進(jìn)行審批確認(rèn)。
5.1.3客戶檔案的使用與保密
a)客戶檔案是公司市場(chǎng)管理重要參考內(nèi)容，尤其是在與顧客簽定合作關(guān)系是，相關(guān)人員應(yīng)查閱客戶的檔案資料；
b)客戶檔案資料公司的重要保密資料，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，任何人不得查閱及外傳，否則公司按《保密管理制度》進(jìn)行責(zé)任追究，管理制度《客戶檔案管理制度》。
5、客戶關(guān)系維護(hù)管理
5.1.1公司辦公室負(fù)責(zé)客戶關(guān)系維護(hù)管理；
5.1.2客戶關(guān)系維護(hù)管理的方式包括：
a)定期（節(jié)日或其他重要活動(dòng)）與不定期（日常）的.客戶拜訪與溝通；
b)客戶產(chǎn)品使用情況的意見(jiàn)與建議調(diào)查；
c)顧客滿意度調(diào)查等。
5.1.3相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)客戶關(guān)系維護(hù)的具體管理實(shí)施；
5.1.4客戶關(guān)系維護(hù)管理應(yīng)形成記錄，并作為客戶檔案內(nèi)容進(jìn)行保管。
6、售后服務(wù)管理
a)營(yíng)銷總公司每年至少進(jìn)行一次全面的顧客滿意度調(diào)查；
b)公司辦公室向顧客發(fā)放〈顧客滿意度調(diào)查表〉，滿意度調(diào)查的內(nèi)容應(yīng)包括、服務(wù)質(zhì)量、套餐價(jià)格價(jià)格、公司評(píng)價(jià)等；
c)公司對(duì)反饋回來(lái)的調(diào)查表進(jìn)行匯總、分類，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，編制“顧客滿意度調(diào)查分析報(bào)告”，經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)放到相關(guān)部門(mén)；
d)當(dāng)顧客滿意度未能達(dá)到公司規(guī)定要求時(shí)，由辦公室組織，針對(duì)顧客滿意度較低方面提出糾正預(yù)防措施進(jìn)行改進(jìn)。
7、客戶投訴管理
7.1相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)是客戶投訴的接收部門(mén)；
7.2客戶對(duì)服務(wù)質(zhì)量的不達(dá)標(biāo)投訴，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組織，報(bào)請(qǐng)公司生產(chǎn)處協(xié)同處理，處理結(jié)果公司總經(jīng)理審批后，由辦公室反饋到客戶；
7.3客戶對(duì)服務(wù)過(guò)程中的不滿意投訴，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織處理，處理結(jié)果經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由辦公室反饋到客戶；
8、相關(guān)/支持性文件
8.1《市場(chǎng)信息管理制度》；
8.2《保密管理制度》。
客戶檔案管理制度 篇5
1、安全檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)的工作，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，因此安全檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地將各類安全方面的信息、資料、文件歸檔。
2、檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的`資料分類裝訂。編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要求符合上級(jí)有關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一要求。
3、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便入室內(nèi)。
4、各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度，借還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
5、檔案管理人員不得將無(wú)關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室，不得外泄檔案中的機(jī)密，檔案資料人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密紙?zhí)幚砗弯N毀。
6、按《檔案法》規(guī)定，要求做好收集、整理裝訂工作。
客戶檔案管理制度 篇6
1.服從市場(chǎng)部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，按要求完成下達(dá)任務(wù)。
2.根據(jù)業(yè)務(wù)員反饋的客戶資料經(jīng)市場(chǎng)監(jiān)察人員核實(shí)后，據(jù)《客戶檔案管理制度》建立客戶桂案。
3.嚴(yán)格保守商業(yè)秘密。
4.根據(jù)信息反饋管理人員及市場(chǎng)監(jiān)察人員、業(yè)務(wù)員提供的資料及時(shí)更新客戶檔案。
5.客戶檔案評(píng)估，及時(shí)、準(zhǔn)確向市場(chǎng)部經(jīng)理提供依據(jù)(或:非現(xiàn)款交易方式應(yīng)經(jīng)歷“簽字”程序)。
6.其他臨時(shí)性相關(guān)工作。
客戶檔案管理制度 篇7
1、客戶檔案由與客戶直接聯(lián)系的人一周內(nèi)負(fù)責(zé)建立，交直接上級(jí)審核，專人負(fù)責(zé)保管。
2、與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的主要經(jīng)銷商、醫(yī)院、藥店、零售商等每季度由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)客戶檔案進(jìn)行填充、修改和完善，填充、修改和完善的內(nèi)容按時(shí)交檔案管理人。
3、客戶檔案管理人按照公司有關(guān)規(guī)定妥善保管，分類整理。
4、檔案的'保管應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，不得將檔案材料拿給無(wú)關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。
5、客戶檔案是公司的重要財(cái)產(chǎn)，任何人不得據(jù)為己有。
客戶檔案管理制度 篇8
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的.方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來(lái)文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);
4. 接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴;
5. 接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
客戶檔案管理制度 篇9
為加強(qiáng)檔案管理制度，規(guī)范日常檔案管理，有效利用客戶檔案信息開(kāi)發(fā)銷售和服務(wù)市場(chǎng)，鞏固和提高用戶滿意度，根據(jù)上海大眾斯柯達(dá)廠方檔案管理要求及數(shù)據(jù)管理規(guī)定，特制定《客戶檔案管理制度》作為標(biāo)準(zhǔn)，遵照?qǐng)?zhí)行。
一、用戶檔案的范圍
包括由本公司銷售的整車用戶檔案和到本公司維修的售后用戶檔案，其中維修的售后用戶檔案包括由本公司銷售的新車用戶后期轉(zhuǎn)到維修服務(wù)部門(mén)的車輛用戶檔案和非本公司售車的它店用戶到店維修的車輛用戶檔案。
二、用戶檔案的要求
1、所有銷售的整車用戶檔案以及售后維修的車輛用戶檔案，均分為書(shū)面形式的紙質(zhì)檔案和電子信息形式的電子檔案。
2、按照上海大眾廠家要求，客戶關(guān)愛(ài)部設(shè)立檔案管理人員管理本公司的用戶檔案。
3、所有車輛用戶檔案實(shí)行一車一檔，使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的用戶檔案袋。
4、客戶關(guān)愛(ài)部應(yīng)配置保存用戶檔案的檔案柜等專用設(shè)施，書(shū)面用戶檔案必須存放于專用檔案柜中，嚴(yán)格按照《檔案保密制度》進(jìn)行管理；電子檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的用戶名和密碼等，防止被他人盜用、竊取、破壞。
5、對(duì)于移交的銷售新車用戶檔案及售后維修檔案，客戶檔案管理員應(yīng)建立《用戶檔案簽收薄》，每日將銷售部和服務(wù)部轉(zhuǎn)交的書(shū)面用戶檔案信息進(jìn)行登記，存放到相應(yīng)的.用戶檔案袋內(nèi)，同時(shí)建立相應(yīng)的電子信息檔案。
6、對(duì)于需借閱用戶檔案的部門(mén)及人員必須嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》進(jìn)行管理，確保用戶檔案的信息資料和維修憑證齊全。
三、用戶檔案管理的職責(zé)劃分
1、客戶關(guān)愛(ài)部是本公司用戶檔案的組織管理和責(zé)任部門(mén)，對(duì)本公司用戶檔案的形式、內(nèi)容、建立、維護(hù)、更新、保管、使用、安全和保密等工作承擔(dān)組織、指揮、管理職責(zé)和后果責(zé)任。本公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)按本辦法規(guī)定服從、配合客戶關(guān)愛(ài)部完成用戶檔案管理的相關(guān)工作。
2、銷售部是銷售用戶檔案的建立、補(bǔ)充、維護(hù)、更新的責(zé)任部門(mén)，銷售總監(jiān)包含銷售經(jīng)理是本部門(mén)銷售用戶檔案的管理責(zé)任人，負(fù)有組織、檢查、監(jiān)督、改善的職責(zé)，對(duì)用戶檔案的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)移交、補(bǔ)充完善承擔(dān)責(zé)任。
3、售后部是維修用戶檔案的承接、建立、補(bǔ)充、維護(hù)、更新、完善的責(zé)任部門(mén)，服務(wù)總監(jiān)包含服務(wù)經(jīng)理是維修用戶檔案的管理責(zé)任人，負(fù)有組織、檢查、監(jiān)督、改善的職責(zé)，對(duì)用戶檔案的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)移
四、用戶檔案管理的移交管理及具體流程
1、 新車檔案由銷售部在銷售車3個(gè)工作日內(nèi)交于客戶關(guān)愛(ài)部客戶檔案管理員。銷售部檢查——交接雙方在《用戶檔案簽收薄》簽字確認(rèn)，如資料不齊時(shí)需注明——客戶檔案管理員在收到檔案后進(jìn)行檢查——復(fù)印及掃描——原版放進(jìn)檔案柜——填充《客戶檔案電子版》。新車檔案構(gòu)成：
1）綠卡：包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系手機(jī)及電話（座機(jī)需加上區(qū)號(hào)）、聯(lián)系地址等信息）
2）購(gòu)車發(fā)票復(fù)印件
3）銷售合同原件
4）身份證復(fù)印件（需兩面）或組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件
5）交車檢查表
6）行駛證復(fù)印件
7）保險(xiǎn)單復(fù)印件
8）衍生服務(wù)清單
9）車輛合格證復(fù)印件
10）交車照片
11）新車PDI檢查表
12）其它證明類文件（特定客戶）
2、 售后檔案由售后服務(wù)部在交車1個(gè)工作日內(nèi)交于客戶關(guān)愛(ài)部客戶檔案管理員。服務(wù)顧問(wèn)檢查——交接雙方在《用戶檔案簽收薄》簽字確認(rèn)，如資料不齊時(shí)需注明——客戶檔案管理員在收到檔案后進(jìn)行檢查逐—復(fù)印掃描——原版放進(jìn)檔案柜——填充《客戶檔案電子版》。具體資料構(gòu)成：
1） 小修車輛資料檔案：接車單、任務(wù)委托書(shū)、結(jié)算單（增項(xiàng)單、試車表、定損單、對(duì)應(yīng)項(xiàng)目專用工具檢查數(shù)據(jù)、估算單）、12項(xiàng)免費(fèi)檢查表
2） 首保車輛資料檔案：接車單、任務(wù)委托書(shū)、結(jié)算單、首�？◤�(fù)印件、12項(xiàng)免費(fèi)檢查表
3） 保養(yǎng)車輛資料檔案：接車單、任務(wù)委托書(shū)、結(jié)算單、12項(xiàng)免費(fèi)檢查表
4） 大修車輛資料檔案：接車單、任務(wù)委托書(shū)、結(jié)算單、試車單、估算單、12項(xiàng)免費(fèi)檢查表
5） 索賠車輛資料檔案：接車單、任務(wù)委托書(shū)、結(jié)算單（備件發(fā)票復(fù)印件、試車單、損壞零件及車輛信息照片、測(cè)試及故障報(bào)告、對(duì)應(yīng)項(xiàng)目專用工具檢查數(shù)據(jù)）、12項(xiàng)免費(fèi)檢查表
五、違規(guī)處罰管理?xiàng)l例
1、銷售顧問(wèn)超過(guò)交車后3個(gè)工作日上交檔案者，罰款50元/車次。
2、銷售顧問(wèn)移交的檢查類檔案，無(wú)用戶簽名（或簽名錯(cuò)誤），罰款20元/項(xiàng)。
3、服務(wù)顧問(wèn)每次接修時(shí)未核對(duì)、明確當(dāng)次進(jìn)廠的聯(lián)系人及其唯一聯(lián)系方式者，罰款50元/車次。
4、服務(wù)顧問(wèn)未在交車后一個(gè)工作日內(nèi)移交或完善補(bǔ)齊全套檔案者，罰款50元/車次。
5、服務(wù)顧問(wèn)移交的書(shū)面紙質(zhì)用戶檔案不完整、錯(cuò)誤、不符合要求者，罰款20元/項(xiàng)，其中無(wú)用戶簽名（或簽名錯(cuò)誤）罰款50元/項(xiàng)，無(wú)內(nèi)部人員簽名（或簽名錯(cuò)誤）罰款20元/項(xiàng)。
6、銷售顧問(wèn)一月內(nèi)累計(jì)用戶檔案違規(guī)受處罰2次者，在第2次違規(guī)起罰款翻倍；服務(wù)顧問(wèn)一月內(nèi)累計(jì)用戶檔案違規(guī)受處罰3次者，在第三次違規(guī)起罰款翻倍，并可視情況將當(dāng)月績(jī)效工資實(shí)行10%—30%的扣罰。
7、檔案遺失：因未及時(shí)整理、維護(hù)用戶檔案，或是因未嚴(yán)格執(zhí)行用戶檔案借閱規(guī)定，造成用戶檔案遺失、毀損的，另罰款20元/件。
8、針對(duì)各部門(mén)檔案上交及時(shí)率和完整率，將此數(shù)據(jù)納入部門(mén)負(fù)責(zé)人績(jī)效考核比當(dāng)中。
9、以上違規(guī)處罰由客戶總監(jiān)負(fù)責(zé)檢查、執(zhí)行。
10、檔案管理員在執(zhí)行中遇違規(guī)問(wèn)題應(yīng)責(zé)令相關(guān)人員立即改正，如其未在一個(gè)工作日內(nèi)改正的，視同再次違規(guī)，可予以同額同等再次處罰，以此類推，直至改正。
六、本辦法由客戶關(guān)愛(ài)部負(fù)責(zé)執(zhí)行和解釋，并可根據(jù)上海大眾斯柯達(dá)及公司的相關(guān)新的規(guī)定（變更）進(jìn)行相關(guān)修訂和解釋。
七、附則
1、本制度由客戶關(guān)愛(ài)部制訂并負(fù)責(zé)解釋，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。
2、本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)
3、本辦法自頒布之日起執(zhí)行
客戶檔案管理制度 篇10
一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé)，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫(xiě)完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的.檔案分類編號(hào)方案。案卷的排列、編號(hào)符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒(méi)有存檔利用價(jià)值的公文，可報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期清退和銷毀。對(duì)縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡(jiǎn)報(bào)等資料，要做好歸檔工作，無(wú)須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫(kù)房管理。庫(kù)房保持清潔衛(wèi)生，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密
客戶檔案管理制度 篇11
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
�。ㄒ唬┕巨k公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門(mén)的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開(kāi)發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。
（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：
1、接收各部門(mén)上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動(dòng)按時(shí)收回各部門(mén)使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；
3、對(duì)收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護(hù)工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無(wú)損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部門(mén)管理職責(zé)
1、按本制度規(guī)定保管好本部門(mén)暫時(shí)保存的檔案資料；
2、及時(shí)將本部門(mén)經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門(mén)借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
（一）歸檔資料范圍
1、各級(jí)政府和職能管理部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書(shū)、公示信息等資料；
2、公司對(duì)各級(jí)政府和職能管理部門(mén)上報(bào)的各種申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申訴、申報(bào)等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書(shū)、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來(lái)資料；
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會(huì)議資料、決議、決定、意見(jiàn)、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、簡(jiǎn)訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書(shū)、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)等內(nèi)部管理資料；
6、公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書(shū)等資料；
7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說(shuō)明、包裝、建設(shè)、評(píng)審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料；
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計(jì)、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過(guò)程中形成的圖紙、記錄以及使用說(shuō)明書(shū)等設(shè)備資料；
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計(jì)資料、圖紙、報(bào)建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中的各類報(bào)表、臺(tái)賬、記錄、報(bào)告單等資料；
11、各類財(cái)務(wù)憑證、賬薄、報(bào)表、臺(tái)賬、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；
12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書(shū)、證件、獎(jiǎng)牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報(bào)刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書(shū)等資料以及參加外部會(huì)議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對(duì)外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說(shuō)明書(shū)等資料；
16、公司組織開(kāi)展各類活動(dòng)形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤(pán)、磁帶、電子存儲(chǔ)設(shè)備等資料；
18、其他具有保存價(jià)值的資料。
�。ǘw檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理，超過(guò)十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；
人事檔案由人事管理部門(mén)管理；
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類檔案，在部門(mén)日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺(tái)帳、記錄等資料由部門(mén)管理；
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)上交。
2、凡是以公司名義對(duì)外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門(mén)均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門(mén)印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對(duì)方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說(shuō)明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門(mén)形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門(mén)負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報(bào)賬時(shí)由檔案管理人員在報(bào)賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報(bào)銷。部門(mén)如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。
5、公司人員外出參會(huì)帶回的資料,在報(bào)銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔，否則不予報(bào)賬。報(bào)賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門(mén)兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門(mén)兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
（三）資料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔；具有永久長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
�。ㄋ模w檔時(shí)間
1、除公司訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書(shū)資料和各部門(mén)日常工作中形成的報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。
2、報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門(mén)代為保管。
3、報(bào)刊于次月初從各部門(mén)收回歸檔；雜志、圖書(shū)資料于次年二月收回存檔。
4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。
（五）歸檔移交
1、各部門(mén)的兼職檔案管理人員（部門(mén)核算員）應(yīng)檢查本部門(mén)歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門(mén)移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明。
2、檔案管理部門(mén)接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的'質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。
五、檔案保管
（一）收件登記
1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時(shí)，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門(mén)和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn)，將資料名稱和頁(yè)碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中，同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
�。ǘn案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：
A——股權(quán)類：公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)所有資料，包括公司章程、股東名冊(cè)、董事名冊(cè)、監(jiān)事名冊(cè)、股權(quán)變更資料、會(huì)議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內(nèi)部文書(shū)資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、意見(jiàn)、簡(jiǎn)訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計(jì)劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開(kāi)展各類活動(dòng)形成的相關(guān)文字資料，黨團(tuán)工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書(shū)等；
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對(duì)各級(jí)政府和職能部門(mén)上報(bào)的各種請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申報(bào)資料等材料，上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來(lái)資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計(jì)資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)帳、分析報(bào)告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時(shí)添加類別編號(hào)。按時(shí)間先后順序立卷。
C——經(jīng)營(yíng)類01——合同，公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。
02——客戶資料，包括市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、往來(lái)客戶資料、客戶評(píng)價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開(kāi)展各項(xiàng)廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評(píng)價(jià)驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計(jì)量資料，包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量碼單、化驗(yàn)單、臺(tái)帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺(tái)帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計(jì)劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標(biāo)、操作記錄、開(kāi)停車記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項(xiàng)目資料，包括可研報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、研發(fā)報(bào)告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)資料、立項(xiàng)資料、報(bào)建資料、變更資料等。按項(xiàng)目立卷。
02——基建資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報(bào)告等。按建設(shè)項(xiàng)目立卷。
03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說(shuō)明等。按使用部門(mén)和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個(gè)人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評(píng)、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同及其他情況等）。按個(gè)人立卷。
02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請(qǐng)、招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓(xùn)計(jì)劃、記錄、考試試卷、人員花名冊(cè)、人員變動(dòng)報(bào)表等。按小類立卷。
05——社會(huì)保險(xiǎn)資料，包括參保名冊(cè)、增減申報(bào)表、核定單、繳費(fèi)申請(qǐng)等。
G——財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿、報(bào)表、投融資資料等。按財(cái)務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。
J——圖書(shū)類，包括公司訂閱和購(gòu)買(mǎi)的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書(shū)、工具書(shū)、重要報(bào)刊等。
2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號(hào)，編號(hào)規(guī)范如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號(hào)（同一類卷宗超過(guò)一本時(shí)的排序號(hào)）小類序號(hào)，用01、02、03……代表各小類二級(jí)分類編號(hào)，即分類規(guī)定中01、02、03…序號(hào)一級(jí)分類代碼，即分類規(guī)定中A--J 3、無(wú)具體二級(jí)及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號(hào)，但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無(wú)須分類的可省略二級(jí)或小類編號(hào)。
4、卷宗按年裝訂，年號(hào)和編號(hào)應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時(shí)封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說(shuō)明；單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號(hào)貼在資料表面可直視處，不宜貼標(biāo)簽的（如證照）在反面標(biāo)注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案；按保管期限可分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。整理時(shí)應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
�。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)注存放類別。
2、整理裝訂時(shí)，永久、長(zhǎng)期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。
3、卷宗封面標(biāo)注和編號(hào)書(shū)寫(xiě)應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號(hào)，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門(mén)保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號(hào)保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級(jí)部門(mén)，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，檔案室主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要檔案由借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可，分管檔案的副總批準(zhǔn)，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。
3、借出用于職能部門(mén)辦事的檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)3天；在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負(fù)責(zé)催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時(shí)應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時(shí)記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔、嚴(yán)禁涂改；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；損壞者按重新備置費(fèi)用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。
客戶檔案管理制度 篇12
一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書(shū)。
二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的'重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、帶給利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律職責(zé)。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案資料。
客戶檔案管理制度 篇13
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門(mén)窗。
4、銷毀檔案要登記造冊(cè)，經(jīng)分管副局長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門(mén)形成的檔案。查（借）閱局會(huì)議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機(jī)關(guān)支部書(shū)記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的`文書(shū)材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號(hào)編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
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