機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作（三）
第二章 如何做好機(jī)關(guān)應(yīng)用文的起草修改審定
第一節(jié) 機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作前的準(zhǔn)備
寫文章之前，都要有所準(zhǔn)備，“預(yù)則立，不預(yù)則廢”。沒有準(zhǔn)備，不可能寫出好文章。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作也不例外。
寫作前的準(zhǔn)備有廣義和狹義兩方面的內(nèi)容，廣義上講是長遠(yuǎn)的準(zhǔn)備，狹義上說是動(dòng)筆之前的準(zhǔn)備。從長遠(yuǎn)準(zhǔn)備看，主要是鍛煉三種基本功：分析認(rèn)識(shí)問題的基本功，調(diào)查研究的基本功，文字表達(dá)的基本功。當(dāng)然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善于學(xué)習(xí)，肯于鉆研，勤于寫作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。從具體的寫作過程看，下筆之前主要做好材料的準(zhǔn)備，思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備，構(gòu)思的準(zhǔn)備。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文體較多，不同的'文體，有不同的要求，但就其共性而言，主要是這幾個(gè)方面：
材料的準(zhǔn)備。這是機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作的基礎(chǔ)。“巧婦難為無米之炊”，沒有材料，寫作就無從談起，材料不充分，也不可能寫出好文章�！氨R未到，糧草先行”，材料就是糧草，在寫作前應(yīng)把所需要的材料準(zhǔn)備好。它包括材料的搜集，材料的核實(shí)和材料的選擇。盡可能多地占有材料，是寫作前準(zhǔn)備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現(xiàn)實(shí)的、完整的、零碎的材料都要搜集�！绊n信將兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點(diǎn)就越可靠，越實(shí)在，下筆時(shí)選擇應(yīng)用材料的余地就越大，寫起來就越順手。這里要注意的一個(gè)問題是，有些同志在搜集材料時(shí)，對(duì)一些零碎的不完整的東西，往往容易忽視。特別是對(duì)一些看起來無足輕重的材料，常常輕易放過。寫作時(shí)，一旦使用這方面的材料，又要重新查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。有些材料，在動(dòng)筆之前看，可能用處不大，但寫作過程中，隨著思想的深化，對(duì)某些問題有了新的認(rèn)識(shí)，很需要這方面的事例去證實(shí)，如果手頭現(xiàn)成，就可隨手拈來。在搜集材料時(shí)要十分注意核實(shí)，要邊搜集邊核實(shí)，即使是一些已被公認(rèn)或眾口流傳的事實(shí)，或者某些資料使用過的數(shù)字、引語等，也盡可能地核對(duì)一下，絕不能大而化之，想當(dāng)然。特別是一些細(xì)節(jié)，要盡量搞得清清楚楚，不然一個(gè)細(xì)節(jié)上出毛病，與事實(shí)不符，就會(huì)造成很大的失誤。有些文件，觀點(diǎn)很對(duì)，主要事例也無懈可擊，但一兩處次要材料上產(chǎn)生漏洞，就會(huì)出現(xiàn)一塊臭肉壞一鍋湯的問題，使讀者懷疑整個(gè)文件的真實(shí)性。材料齊備以后，還要精心選擇。即從與主題有關(guān)的大量材料中，篩選出典型的、能充分說明主題的事例，這樣，動(dòng)筆時(shí)就不必費(fèi)時(shí)費(fèi)力地重新查找典型事例。當(dāng)然，事前選擇的典型事例，在行文時(shí)，有些可能用不上，有的還要補(bǔ)充，但有準(zhǔn)備總比沒有準(zhǔn)備好。
思想觀點(diǎn)的準(zhǔn)備。這是和搜集篩選材料同時(shí)進(jìn)行的。它主要是指明確寫作的目的性，針對(duì)性，文章的主題和中心，多種不同觀點(diǎn)的比較和認(rèn)定等等。首先要弄清寫作的具體目的，也就是文件的主旨。比如，在撰寫簡(jiǎn)報(bào)前，必須確定它要起什么作用，解決什么問題，在什么范圍內(nèi)應(yīng)用。是僅僅向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志反映一種情況，作為上級(jí)考慮問題的參考或制定方針政策的依據(jù)，還是作為某一方面的典型公之于眾，以便統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作?是希望解決某個(gè)具體問題，還是僅僅提供一點(diǎn)情況?這些都要事先弄明確。因?yàn)椴煌哪康模煌膽?yīng)用范圍，在使用材料、闡述問題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫起來才能不走或少走彎路。如果目的不明確，偏離了寫作的主旨，就可能出現(xiàn)成文后推倒重來的后果。有些文件，如調(diào)查報(bào)告，一開始調(diào)查，目的就很明確，但在調(diào)查研究到一定程度，起草報(bào)告之前，還必須回過頭來重新研究一下調(diào)查的目的。因?yàn)榍闆r是不斷變化的，調(diào)查前對(duì)于調(diào)查目的的某些想法，在調(diào)查過程中也會(huì)有所變化。因此，下筆前，研究一下調(diào)查報(bào)告的目的性是十分必要的。確定文件主旨的依據(jù)之一，是它針對(duì)什么問題講的，即文件的針對(duì)性�？隙ㄊ裁�，否定什么，肯定時(shí)有哪些理由，否定時(shí)依據(jù)又是什么，充分不充分，哪些問題是明確的，哪些還不明確，等等，都需要進(jìn)一步分析研究。只有主題明確，觀點(diǎn)鮮明，才能在安排結(jié)構(gòu)、選擇材料時(shí)取舍有據(jù)，詳略適當(dāng)，寫起來才更順手。
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