辦公室工作人員如何接聽電話

辦公室工作人員如何接聽電話

    辦公室工作無小事。辦公室起著上傳下達，協(xié)調(diào)各方的作用，接聽電話是辦公室的一項重要工作。接聽電話看似簡單，如果工作不細心，出了差錯，就會影響工作，影響機關(guān)形象。

    在接聽電話時，首先要說，“您好，這里是某某單位，請問您有什么事？請問您找誰？”。接到的電話主要有以下三種情形。

    一是上級或有關(guān)單位下達通知。接電話人員必須認真聆聽，并做好記錄。如果是會議通知，要將“會議時間、地點、內(nèi)容、參加人員、下發(fā)通知的單位和人員”等六要素記錄清楚，缺一不可，有模糊不清的，要及時詢問，記錄清楚后要及時向辦公室主任匯報。

    二是群眾咨詢政策或反映問題。對群眾咨詢的政策，能夠當即予以解答的，要認真給予解答，對有關(guān)政策掌握不準的，要告知不能解答的原因，不能信口開河。可以告知群眾有關(guān)業(yè)務(wù)科室的電話，為群眾進行進一步的解答。對群眾反映問題的，要認真進行記錄，并記清楚群眾的`姓名和聯(lián)系方式。群眾反映問題報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或科室解決后，要及時對群眾進行信息反饋。

    三是接聽找領(lǐng)導(dǎo)的電話。辦公室經(jīng)常接到找領(lǐng)導(dǎo)的電話，特別是長途電話，這些電話一般就是問，您這兒局長是誰？或是某某嗎？他在不在啊？他手機號是多少啊？這樣的電話必須慎重處理，要先用“請問您怎么稱呼？、您有什么事嗎？”問清對方的姓名及單位，先后說“您稍等，我看看領(lǐng)導(dǎo)在不在”之類的話，去請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，看看領(lǐng)導(dǎo)是否接聽電話，如果領(lǐng)導(dǎo)不便接聽，可以用“我們領(lǐng)導(dǎo)正在開會，我們領(lǐng)導(dǎo)出差了”來婉拒，如果對方還要領(lǐng)導(dǎo)手機號碼的話，可以用“對不起，領(lǐng)導(dǎo)的電話不方便告訴您，有事您就打辦公室電話吧”來推辭。貿(mào)然然將領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)情況告知陌生人，可能會給領(lǐng)導(dǎo)造成被動。特別是推銷產(chǎn)品的，如果經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)打電話，就會浪費領(lǐng)導(dǎo)很多的時間，讓領(lǐng)導(dǎo)煩感。

    總結(jié)接電話必須做到：認真仔細、謙遜禮貌、機敏靈活。

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