回訪管理制度

時間：2023-04-01 08:15:34 管理制度我要投稿

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回訪管理制度

　　在現(xiàn)在社會，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編收集整理的回訪管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

回訪管理制度

回訪管理制度1

　　為加強管理處與住戶的聯(lián)系，及時為住戶排擾解難，把管理工作置于住戶監(jiān)督中，從而集思廣益，及時總結(jié)經(jīng)驗、教訓，不斷改進管理，提高服務質(zhì)量，特建立接待來訪投訴工作制度。

　　一、接待來訪投訴工作

　　1、接待來訪工作由服務中心物管員負責，管理處應廣為宣傳接待投訴的辦公地點、電話，讓住戶投訴有門。

　　2、任何管理人員在遇到住戶來訪投訴時，都應給予熱情接待，主動詢問，耐心、細致地做好解釋工作，當住戶有不理解住宅區(qū)的管理規(guī)章制度時，要曉之以理，動之以情，讓住戶理解并支持管理處的工作。

　　3、對住戶投訴、來訪中談到的問題，接待人員應及時進行記錄，當天進行調(diào)查、核實，然后將處理結(jié)果匯報管理處責任部門和主任；不能解決的，要將問題和意見向有關(guān)部門和主任匯報，由主任決定處理辦法。

　　4、當住戶主動前來提合理化建議時，要詳細、認真地做好記錄，并及時向主任匯報，由主任決定采取或制定整改計劃，并張榜公布整改措施和表彰“愛我小區(qū)”的住戶名單，同時給住戶優(yōu)先評選“文明戶”。

　　5、責任部門在處理來訪、投訴時，要熱誠、主動、及時，要堅持原則，突出服務；不得推諉責任、為難住戶或乘機索取好處，在處理完畢后應將結(jié)果回復住戶和管理處主任，做到事事有著落、件件有回音。

　　6、全體管理人員要認真負責，做好本職工作，為住戶提供滿意的服務，盡量減少住戶的投訴、批評。將住戶的不滿消解在投訴之前。

　　7、當同行物業(yè)管理單位要求參觀時，管理處員工應給予熱情接待，把住宅區(qū)情況做全面的介紹，通過互相學習，共同提高小區(qū)管理水平。

　　二、回訪工作

　　1、回訪要求：

　�。�1）辦公室主任把對住戶的`回訪列入職責范圍，并落實到每年的工作計劃和總結(jié)評比中。

　�。�2）回訪時，虛心聽取意見，誠懇接受批評，采納合理化建議，作好回訪記錄。

　�。�3）回訪中，對住戶的詢問、意見，如不能當即答復，應告知預約時間回復。

　�。�4）回訪后對反饋的意見、要求、建議、投訴，及時逐條整理綜合、研究、妥善解決，重大問題向公司請示解決�；卦L處理率達100%，有效投訴率力爭在1%以下。

　　2、回訪時間及形式：

　�。�1）辦公室主任每年登門回訪1~2次。

　�。�2）物管員按區(qū)域范圍分工，每季回訪1次。

　�。�3）每季度召開一次住戶座談會，征求意見。

　　（4）利用節(jié)日慶�；顒�、社區(qū)文化活動、村民xx等形式廣泛聽取住戶反饋。

　�。�5）有針對性地對住戶發(fā)放住戶調(diào)查問卷，作專題調(diào)查，聽取意見。

回訪管理制度2

　　為完善管理體系，提高管理者素質(zhì)，不斷改進服務質(zhì)量，使每位員工都能夠嚴格認真地對待客戶反饋的每一條信息，特制定本制度：

　　1、每一位員工都有責任收集、上報來自客戶的關(guān)于小區(qū)管理的看法、建議、意見等。

　　2、每一位員工都有受理投訴或向客戶講明投訴途徑的責任。

　　3、當被投訴者受理投訴時，受理者必須如實記錄。

　　4、受理投訴時，必須態(tài)度誠懇，熱情禮貌，妥善解答，不狡辯，不推托責任。

　　5、認真做好客戶投訴記錄，及時轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。

　　6、由于市政設施如水、電、氣所引起的.客戶投訴，應努力做好解釋工作，并積極同市政有關(guān)部門辦理交涉，盡早為客戶排憂解難，及時做好回訪工作，決不允許推托了事。

　　7、屬于內(nèi)部原因造成停水、停電、停氣或維修不及時等引起客戶投訴的，必須查出原因和責任人，認真處理，及時采取相應措施，杜絕類似事件再次發(fā)生，并及時向客戶通報，做好回訪工作。

　　8、顧客將建議或投訴意見投放在業(yè)主信箱的，由客戶服務員每周定期收集，并以適當方式向業(yè)主公布。

　　9、被投訴服務態(tài)度、服務質(zhì)量差的當事人及相關(guān)人員，必須誠懇地向客戶道歉；情節(jié)嚴重者要通報批評，有關(guān)領(lǐng)導及時回訪客戶，以了解客戶對改進后的服務的反映。

　　10、對住戶投訴的任何問題必須予以反饋客戶，若因個人原因未答復客戶，視情節(jié)嚴重予以處理。

回訪管理制度3

　　管理處業(yè)主單位意見調(diào)查和回訪制度

　　1、目的：

　　及時掌握顧客的意見和建議，改善服務水平，提高顧客滿意率。

　　2、范圍：

　　適用xxxx嘉園管理處對顧客意見調(diào)查和回訪的處理。

　　3、職責：

　　管理處負責主持、安排、監(jiān)督滿意度調(diào)查工作的組織開展。

　　客服中心負責滿意度調(diào)查和回訪工作的具體開展。

　　4、工作要求：

　　管理處每半年進行一次業(yè)主/用戶意見調(diào)查。業(yè)主/用戶意見調(diào)查應列明業(yè)主/用戶對以下方面的滿意程度：

　　1、供電管理

　　2、供水管理

　　3、消防治安管理

　　4、衛(wèi)生管理

　　5、綠化管理

　　6、公共設施管理

　　7、維修服務

　　8、服務態(tài)度

　　管理處對回收的意見表進行統(tǒng)計分析，并將結(jié)果按調(diào)查表的.回收份數(shù)、總的滿意率以及分項滿意率、業(yè)主/用戶對物業(yè)管理的意見（共性的意見）等統(tǒng)計后書面報告管理處總主任。

　　對存在的問題，管理處總主任提出整改意見，責成有關(guān)部門限期解決。

　　對業(yè)主/用戶的誤解，應進行必要的耐心解釋。

　　業(yè)主/用戶意見調(diào)查結(jié)果及整改方案應向業(yè)主單位公布，接受監(jiān)督。

　　相關(guān)職能部門應定期對相關(guān)業(yè)主/用戶進行回訪。

　　回訪時，虛心聽取意見，誠懇接受批評，采納合理化建議，做好回訪記錄。

　　回訪中，對業(yè)主/用戶的詢問、意見，不能當即答復的，應告知預約時間答復。

回訪管理制度4

　　一、工程保修管理

　　工程竣工后，將按照深圳市的有關(guān)規(guī)定和合同要求對工程進行保修。

　　本著“施工前為用戶著想，施工中對用戶負責，竣工后讓用戶滿意，積極搞好‘三�！ūＴ囘\、保投產(chǎn)、保使用）和回訪保修”這一原則，我公司在工程項目竣工驗收交付使用以后，將認真進行工程的回訪和保修，繼續(xù)積極配合建設單位工作，確保工程竣工后的使用正常運轉(zhuǎn)。同時為了更好的服務于業(yè)主，充分體現(xiàn)總包單位對業(yè)主負責的精神，制定了詳細的質(zhì)量回訪及保修制度，并編制《服務程序》，使質(zhì)量信息的反饋、分析程序化、制度化，明確執(zhí)行質(zhì)量回訪單位及其職責，并配備足夠的資源。

　　1、保修范圍

　　在保修期間，凡總包施工范圍內(nèi)的所有工程項目，因總包責任造成其使用功能不能正常發(fā)揮或者產(chǎn)生質(zhì)量問題，均應該進行保修，及時制定切實有效的措施，組建維修小組，安排專人負責，盡快予以解決。

　　對于由于業(yè)主使用不當而造成的建筑功能不良或損壞者以及非我公司施工原因造成的質(zhì)量問題，不屬于保修范圍，由建設單位自行組織維修，若維修不便或維修較為困難時，我公司亦會積極協(xié)助建設單位將問題維修處理完善，幫助業(yè)主出謀劃策，排憂解難，在技術(shù)上、物質(zhì)上提供力所能及的幫助。

　　2、保修時間

　　自工程竣工驗收完畢之日的第二天開始計算，最低保修期限根據(jù)20xx年1月30日發(fā)布國務院令第279號《建設工程質(zhì)量管理條例》第六章第90條規(guī)定。

　　1）基礎(chǔ)設施工程、房屋建筑的地基基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)工程，為設計文件規(guī)定的該工程的合理使用年限。

　　2）屋面防水工程、有防水要求的廚衛(wèi)間和外墻面的防滲漏為5年。

　　3）供熱與供冷系統(tǒng)為2個采暖期、供冷期。

　　4）電氣管線、給水管道、設備安裝和裝修工程為2年，其他工程由發(fā)包方和承包方約定。

　　3、保修做法

　　1）發(fā)放保修證書

　　保修證書的主要內(nèi)容包括：工程簡況、房屋使用管理要求、保修范圍和內(nèi)容、保修時間、保修說明、保修情況記錄。此外，保修證書還附有保修單位的名稱、詳細地址、電話、聯(lián)系接待部門和聯(lián)系人，以便于工作聯(lián)系。

　　2）建立工程保修管理制度，對保修人員起到嚴格的'約束和管理作用，保障保修工作的正常開展。

　　3）指定熟悉本工程的技術(shù)、施工管理人員作為保修負責人，專門負責本工程的保修工作，并與建設單位建立可靠聯(lián)系，隨叫隨到。

　　4）在接到維修通知后，保修負責人立即前往現(xiàn)場檢查，并會同建設單位共同做出鑒定，提出修理方案，并盡快地組織人力物力進行修理。

　　5）驗收

　　在發(fā)生問題的部位或項目修理完畢以后，要在保修證書的“保修記錄”欄內(nèi)做好記錄，并經(jīng)建設單位驗收簽認，以表示修理工作完結(jié)。

　　二、工程回訪制度

　　在施工進行過程中及整個工程的保修期間，我們將跟蹤服務，進行定期的、不定期的質(zhì)量回訪活動，執(zhí)行《服務程序》，廣泛收集信息，促進質(zhì)量改進和強化質(zhì)量保證，以提供更高質(zhì)量和更富情感的建筑精品。

　　1、回訪方式

　　1）季節(jié)性回訪

　　在雨季、臺風季節(jié)回訪屋面、墻面的防水情況，發(fā)現(xiàn)問題采取有效措施，及時加以觖決。

　　2）技術(shù)性回訪

　　了解在工程施工過程中所采用的新材料、新技術(shù)、新工藝、新設備等的技術(shù)性能和使用后的效果，發(fā)現(xiàn)問題及時加以補救和解決；同時也便于總結(jié)經(jīng)驗，獲取科學依據(jù)，不斷改進與完善，為進一步推廣創(chuàng)造條件。

　　3）保修期滿前的回訪

　　在保修即將屆滿之前，進行回訪，即可以解決出現(xiàn)的問題，又標志著保修期即將結(jié)束，使建設單位注意對建筑物的維護和使用。

　　2、回訪措施

　　1）針對工程應用情況和有關(guān)的反饋信息，向建設單位、質(zhì)檢單位、監(jiān)理單位分別征詢意見，對“新技術(shù)、新工藝、新材料和新設備”應用的工期效益、質(zhì)量效益有哪些影響。

　　2）根據(jù)工程的進度情況和氣候特點進行季節(jié)性回訪，主要解決以下問題：特殊氣候如風、雨對工程質(zhì)量的影響及各單位的意見和建議，針對特殊氣候所制定的施工措施是否有效，需要采取哪些改進措施，業(yè)主及其他各單位的其他要求。

　　3）對本工程中確定的特殊過程和關(guān)鍵過程的施工情況，我們將進行專門的質(zhì)量回訪，分析特殊過程的控制效果，總結(jié)經(jīng)驗，汲取教訓，促進質(zhì)量改進。

　　4）在工程的保修期間，我們每半年進行一次質(zhì)量回訪，在工程保修期結(jié)束后，我們?nèi)詫⑦m時跟進回訪，聽取業(yè)主的意見和建議并提供幫助。

　　5）針對建筑工程的特點，對于易發(fā)難治的質(zhì)量通病，我們將事先編制專門的質(zhì)量通病防治措施，在施工過程中跟進回訪，收集信息，及時制定有針對性的措施應用于過程實踐中。

　　6）根據(jù)質(zhì)量回訪中業(yè)主及其他有關(guān)單位反饋的意見和建議以及在日常管理中得到的信息，我們將制定必要的糾正和預防措施，以保證在以后的質(zhì)量活動中得到改進和提高。

　　7）組織生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、水電等有關(guān)方面的人員進行回訪，回訪時由建設單位組織座談或意見聽取會，并察看建筑物和設備運轉(zhuǎn)情況等，回訪必須認真，必須解決問題，并做出回訪記錄，必要時應寫出回訪記要。

回訪管理制度5

　　為增進管理處與小區(qū)內(nèi)住戶之間關(guān)系，使管理處能及時了解住戶需求以及住戶重大投訴或合理化建議能迅速受理，特制定本規(guī)定。

　　a業(yè)主入伙

　　是指業(yè)主在管理處辦妥所有手續(xù)進行二次裝修后正式入住小區(qū)，管理處主任應組織對業(yè)主進行拜訪。

　�。�1）對新業(yè)主的拜訪通常在業(yè)主入伙后一個月內(nèi)完成，最長不應超過三個月：如為新小區(qū)大批業(yè)主新入伙，抽60%進行回訪。

　�。�2）管理處主任等應親自上門拜訪，上門前應與業(yè)主事先聯(lián)系，約定時間，盡量選取晚上、假日等住戶在家時間。

　�。�3）拜訪的主要內(nèi)容包括了解業(yè)主及其家人的基本情況，業(yè)主對管理處的`一些建議意見及需求。

　�。�4）拜訪人應認真填寫《管理處拜訪、回訪記錄》并保存。

　　b住戶投訴回訪

　　對于因物業(yè)管理處不善而引起的住戶投訴，管理處相關(guān)人員及時進行答復、處理，并100%進行回訪，詳見《接待來訪投訴工作制度》。

　　c住戶家中發(fā)生事故

　�。�1）業(yè)主家中一旦發(fā)生事故，管理處員工接報后應迅速趕到現(xiàn)場，進行各種緊急情況的應急處理；依照《各類應急響應處理方案》。

　�。�2）業(yè)主家中事故處理完畢后，管理處主任、部門主管及相關(guān)員工應積極上門回訪，根據(jù)實際情況做好各類善后及防范工作；如：積極調(diào)查事故原因，對住戶開展安全教育宣傳，檢查其他隱患并處理，安慰住戶，幫助解決一些實質(zhì)性困難，協(xié)調(diào)各方面并系等。

　　（3）管理處主任或相關(guān)部門主管及時填寫《突發(fā)事件情況處理登記表》，同時根據(jù)情況采取措施防范和杜絕同類事故再發(fā)生。

　　d.重大節(jié)日上門拜訪

　　在重大節(jié)日期間（如春節(jié)等），管理處主任、部門主管應安排到一些重點的住戶家中（如：殘疾人、年滿六十周歲子女不在身邊的老年人等）進行拜訪，并做好回訪記錄。

　　e.請修回訪

　　對于要求管理處對其家內(nèi)設施進行維修的住戶，管理處工程維修主管應對以下請修的服務進行回訪，保證維修質(zhì)量，做好回訪記錄。即各種滲漏水、下水管道堵塞，調(diào)換自來水配件。

　　f.日�；卦L

　　管理處主任、部門主管每月應對小區(qū)內(nèi)住戶（除投訴、請修住戶）抽10—15戶進行回訪，征詢住戶對管理處的意見，并做好《拜/回訪記錄》。

　　g.回訪方式

　　對住戶的回訪形式應該是多樣化的，常用的包括：電話回訪、上門回訪、書信回訪等，還包括采用《業(yè)主建議征詢單》的形式。

回訪管理制度6

　　（一）回訪管理要求

　　1、規(guī)范回訪工作，及時驗證管理服務工作的質(zhì)量和效果，不斷提高管理服務工作質(zhì)量。

　　2、客戶服務部主任制定回訪計劃，負責重大、重要投訴的回訪工作。

　　3、回訪時間安排：

　　1）、投訴事件的回訪，應在投訴處理完畢后一周內(nèi)進行；

　　2）、維修工程的回訪，應在完成維修工程一個月內(nèi)進行；

　　3）、特約服務的回訪，應在服務結(jié)束后10天內(nèi)進行；

　　4）、其它管理服務工作的回訪，應安排在完成管理服務工作后的一周內(nèi)進行。

　　4、投訴事件的回訪率要求達到100%；其它管理服務工作的回訪依現(xiàn)場實際情況而定。

　　5、回訪的內(nèi)容，物業(yè)管理服務質(zhì)量評價；服務效果的評價；業(yè)主/住戶的.滿意程度評價；缺點與不足評價；用戶建議征集。

　　6、客戶服務部主任對《回訪記錄表》進行審核并加注意見。對回訪內(nèi)容反饋為不滿意的事件，按業(yè)主/住戶投訴處理，并將處理意見記錄在《回訪記錄表》上。

　　7、物業(yè)助理對每次回訪結(jié)果進行統(tǒng)計、分析，對回訪發(fā)現(xiàn)的業(yè)主不滿意事項，就同一事項連續(xù)投訴兩次以上或同一項維修返工3次以上的，在《回訪統(tǒng)計表》上進行分析，報主任審核后，呈送管理處領(lǐng)導決定是否按照重要投訴處理。

　　8、《回訪記錄表》統(tǒng)一交由管理處存檔。

　�。ǘ┗卦L用戶的工作規(guī)程

　　1、客戶服務部負責回訪業(yè)主/住戶工作，必要時可會同公司領(lǐng)導或工程、禮賓、清潔等部門負責人一齊回訪。

　　2、客戶服務部按照《回訪記錄表》的內(nèi)容，按業(yè)主/住戶投訴的程度進行適當回訪，回訪時間按業(yè)主/住戶投訴內(nèi)容具體確定。

　　3、回訪期間發(fā)現(xiàn)業(yè)主/住戶不滿意之處，必須及時解決，一時無法解決的應向業(yè)主/住戶解釋原因，并確定下次回訪時間并安排人員整改。

　　4、將回訪內(nèi)容記錄在《用戶意見處理記錄表》，交部門主任審閱。部門主任將每月統(tǒng)計回訪結(jié)果，記錄在《回訪用戶月統(tǒng)計表》，并提交公司，作為改進工作的依據(jù)。