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走近高級(jí)秘書，快樂享受工作
秘書不應(yīng)該是人們眼中的花瓶，這是對(duì)這個(gè)職位的誤解，秘書在公司中起著重要的。以下是小編整理的走近高級(jí)秘書，快樂享受工作，希望對(duì)大家有所幫助。
走近高級(jí)秘書，快樂享受工作
用玫瑰來比喻她們，其實(shí)并不恰當(dāng)，可能也不會(huì)被她們自己所認(rèn)可，因?yàn)樗齻兊墓ぷ饕稽c(diǎn)也不是玫瑰那般的耀眼，而是低調(diào)的，平實(shí)的，大多數(shù)時(shí)候是瑣碎的。但是，在她們身上，的確有著許多如同玫瑰一般的特質(zhì)：她們外表端麗、舉止文雅；學(xué)歷大學(xué)本科以上，能講一口流利的外語；她們聰明，有很高的悟性，辦事果斷而周到；在企業(yè)內(nèi)部，她們常常是最受大家歡迎的同事，對(duì)外，她們則展現(xiàn)著一個(gè)企業(yè)良好的形象……隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)加快成長(zhǎng)和越來越多的跨國(guó)公司進(jìn)入中國(guó)，她們?cè)诳鐕?guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、總裁秘書等各種職位上扮演著重要的角色。
高級(jí)秘書已成為人才市場(chǎng)上的需求熱門，也是獵頭公司經(jīng)常獵取的對(duì)象，一些知名外企為高級(jí)秘書開出的薪酬也達(dá)到了很高的水平。一位女孩子對(duì)高級(jí)秘書的工作和重要性做了很好的總結(jié)：判斷一個(gè)老板是否稱職，可以看他在和不在的時(shí)候，企業(yè)是不是運(yùn)轉(zhuǎn)得一樣好；而判斷老板的秘書工作的好與壞，標(biāo)準(zhǔn)則正好相反，也就是說，一個(gè)好的秘書，她“不在”的時(shí)候跟“在”的時(shí)候，情況應(yīng)該完全不一樣才對(duì)。
當(dāng)秘書成為高級(jí)秘書，它不僅不再是世俗眼中的“青春飯”，而且是令人羨慕、常開不敗的職場(chǎng)玫瑰。目前在國(guó)內(nèi)，職業(yè)秘書本來就不多，真正有經(jīng)驗(yàn)、有能力、有地位，能夠稱得上高級(jí)秘書的人更是鳳毛麟角。
本版采訪到的這兩位，分別在外企和國(guó)內(nèi)民營(yíng)企業(yè)工作，通過她們的講述，我們可以對(duì)這個(gè)獨(dú)特而美好的職業(yè)多一些了解。沒有角色的角色三年前，祝建新大學(xué)畢業(yè)一年多，當(dāng)她準(zhǔn)備加入聯(lián)想，成為高層領(lǐng)導(dǎo)身邊的一名秘書時(shí)，她對(duì)于自己的目的有著十分清醒的認(rèn)識(shí)：她需要在大公司里積累工作的經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)想應(yīng)該是一個(gè)不錯(cuò)的選擇；秘書的工作經(jīng)常有機(jī)會(huì)接觸到公司高層和方方面面的業(yè)務(wù)，可以學(xué)到很多東西，會(huì)是一個(gè)很高的職業(yè)“起點(diǎn)”。
三年過去了，她發(fā)現(xiàn)，所有的一切都如同她當(dāng)初的認(rèn)識(shí)一樣，她學(xué)到了很多，成長(zhǎng)得很快。與此同時(shí)，她愛上了聯(lián)想，愛上了秘書的工作。
現(xiàn)在，祝建新在公司的高級(jí)秘書當(dāng)中是工作時(shí)間最長(zhǎng)、資格最老的一個(gè)。由于職業(yè)秘書的概念在國(guó)內(nèi)企業(yè)中還并未獲得廣泛認(rèn)可，許多人在秘書的崗位上頂多做兩年左右就紛紛離開了，有的跳槽，有的出國(guó)，有的轉(zhuǎn)到公司的其他部門。
秘書并不被認(rèn)為是一個(gè)有長(zhǎng)期發(fā)展前途的工作，而僅僅是晉升的臺(tái)階或一塊彈性很好的“跳板”。祝建新做過公司高級(jí)秘書中幾乎一半人的指導(dǎo)人，同時(shí)她還負(fù)責(zé)招聘新秘書時(shí)的面試。
她認(rèn)為，做秘書，尤其是總裁的秘書，悟性最重要。什么是悟性？首先得聰明，有足夠的溝通能力、應(yīng)變能力和協(xié)調(diào)能力；但是太聰明、太有心計(jì)了也不行，秘書對(duì)于自己的工作定位要有明確的認(rèn)識(shí)。
用她自己總結(jié)出來的一句“格言”說，就是“秘書是沒有角色的角色”，你不能有出格的表演。作為聯(lián)想的秘書，祝建新們是被要求二十四小時(shí)開著手機(jī)的。
“但事實(shí)上，老板會(huì)盡量避免在休息時(shí)間找你，除非事情特別急�！弊＝ㄐ抡f。
緊接著她還是講了這樣一個(gè)小故事：有一年的圣誕節(jié)前夜，她和朋友們一起在飯店里吃燭光晚餐，男朋友興致勃勃地拿出送給她的節(jié)日禮物，就在這樣浪漫的時(shí)刻，老板的電話來了，讓她取消第二天一早的會(huì)議。于是她打了若干個(gè)電話，將事先約好的方方面面的人一一通知到，等所有的事情都安排妥當(dāng)時(shí)，半個(gè)小時(shí)已經(jīng)過去了，朋友們毫不客氣地把圣誕大餐吃了個(gè)精光。
當(dāng)她說起這些的時(shí)候，從她臉上看不出一點(diǎn)覺得委屈的樣子。即使對(duì)于很平常的加班，也沒有太多怨言。
難道聯(lián)想的秘書都是“工作狂”嗎？祝建新說了這樣一番話：“聯(lián)想的總裁都是非常優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者，他們的工作能力和人格魅力都讓人十分尊敬他們愛戴他們。我覺得我的老板太有水平了，我十分愿意為他工作，哪怕再辛苦也愿意。
”當(dāng)然，工作熱情還不僅僅出于對(duì)老板的欽佩之情，祝建新說她是一個(gè)特別容易受到感染的人，聯(lián)想的某些情懷常常讓她熱血沸騰。“每次公司開大會(huì)，全體員工一起高唱‘聯(lián)想之歌’的時(shí)候，每次在公司發(fā)布會(huì)之前，大屏幕上放出反映聯(lián)想發(fā)展歷程的DV的時(shí)候，我都會(huì)特別激動(dòng)，甚至想流淚。
快樂地享受工作自加入安利公司五年間，賈倩曾先后為三位“老板”工作過，歷任安利(中國(guó))銷售總監(jiān)秘書、北方區(qū)總經(jīng)理秘書，現(xiàn)任安利(中國(guó))總裁秘書。賈倩學(xué)醫(yī)出身，從醫(yī)三年，后又在國(guó)外學(xué)習(xí)了酒店管理。
1997年下半年回到北京，并在一家酒店謀得了很好的職位。一個(gè)很偶然的機(jī)會(huì)，她經(jīng)朋友介紹到安利公司做秘書，雖未曾涉及過秘書工作領(lǐng)域，但是在安利感受到的一些東西讓她“再也舍不得放棄”，于是留了下來，一步一步走到今天。
以往的經(jīng)歷和體驗(yàn)顯然幫了大忙，讓她做起這份工作來很快變得得心應(yīng)手�！懊貢囊豁�(xiàng)基本的工作職責(zé)，就是安排好老板的各種差旅日程，因?yàn)樵?jīng)在酒店工作過的關(guān)系，對(duì)交通及住宿安排業(yè)務(wù)較為熟悉，這大大提高了我的工作效率，并避免了其間銜接的差錯(cuò)——這是經(jīng)驗(yàn)帶來的便利。
高級(jí)秘書“高”在何處
高級(jí)秘書至少有六大“高”人之處：
綜合素質(zhì)要求更高
高級(jí)秘書是工作在老板身邊最近的人，老板出差不方便看郵件時(shí)，他們要處理一些文件，有些需要馬上替他去批復(fù)。所以，和一般秘書相比，高級(jí)秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件等硬件之外，更應(yīng)該具備良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)能力，一定的決策能力和解決問題的能力。
責(zé)權(quán)更重
高級(jí)秘書與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)會(huì)更多。向老板匯報(bào)工作的一些管理層人員都會(huì)通過高級(jí)秘書找到老板，因此，她承擔(dān)著他們之間溝通的責(zé)任。
薪水更高
在IT行業(yè)里，與其他部門的管理人員來說，高級(jí)秘書的薪水可能不是很高，但與普通秘書相比，高級(jí)秘書的薪水是相當(dāng)可觀的。在外企，高級(jí)秘書的普遍月薪不會(huì)低于8000元。
說服能力要更強(qiáng)
普通秘書根本和老板說不上話，因而也就不具備去說服老板的基本條件；而高級(jí)秘書的地位比較特殊，老板交代的任務(wù)，在她覺得應(yīng)該建議或者提示他的地方，就會(huì)指出來。其實(shí)這點(diǎn)是很不容易做到，主要是要講究方式，讓老板有一個(gè)從考慮到最后接納的過程。
道德水平要求更高
高級(jí)秘書經(jīng)常會(huì)接觸到公司的一些重要文件，因而保密是對(duì)老板的承諾和責(zé)任。取得老板的信任是很不容易的，建立信任需要磨合期。
發(fā)展愿望更高
做到高級(jí)秘書需要經(jīng)驗(yàn)的累積，不可能剛一畢業(yè)的學(xué)生就會(huì)做到這樣一個(gè)職位。在國(guó)外有很多高層的秘書都是媽媽級(jí)的，就像一個(gè)長(zhǎng)輩一樣把所有的事情搞定；而在國(guó)內(nèi)的環(huán)境下，這種情況是很少見的，在大部分人心中做秘書還是年輕的好一些，秘書們心中也會(huì)認(rèn)為30多歲有經(jīng)驗(yàn)也年輕的秘書會(huì)比40多歲的更有競(jìng)爭(zhēng)力。在國(guó)內(nèi)做了5年、10年或者更長(zhǎng)時(shí)間的高級(jí)秘書，大多會(huì)考慮這種來自社會(huì)的壓力，希望換一個(gè)行業(yè)，通常會(huì)選擇從事行政、人力資源以及市場(chǎng)方面的工作。
高級(jí)秘書或者通過老板實(shí)現(xiàn)愿望，或者被獵頭獵到其他公司去做其他行業(yè)。相對(duì)來說，后一種機(jī)會(huì)會(huì)比較小。更多的秘書會(huì)選擇一種穩(wěn)妥的方式，先在公司的內(nèi)部協(xié)調(diào)一個(gè)位置，然后熟悉一段時(shí)間，在公司有一個(gè)穩(wěn)定的發(fā)展或者是再被獵頭公司挖到其他的地方，絕大多數(shù)人應(yīng)該是這種狀態(tài)。
高級(jí)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)
1、 高效的工作能力。
能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應(yīng)各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。
2、 善于人際溝通。
秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。當(dāng)老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團(tuán)隊(duì)關(guān)系和公司的動(dòng)作，秘書應(yīng)該用溝能的藝術(shù)，化解上下級(jí)之間的尷尬和猜疑。
3、 有外交家的平衡術(shù)。
躋身于公司各種勢(shì)力格局中，善于靈巧應(yīng)對(duì)，能把握各種利害關(guān)系，找到一個(gè)最佳平衡點(diǎn)。
4、 能擔(dān)當(dāng)重要責(zé)任。
高級(jí)秘書負(fù)責(zé)各領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)，甚至草擬文件、替上級(jí)制訂計(jì)劃。大膽謹(jǐn)慎地扮演好一個(gè)管理者的角色。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，非常容易暴露缺點(diǎn)和犯錯(cuò)。因此，謹(jǐn)言慎行、張弛有度，深入了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好是有用的護(hù)身符。
5、 有良好的社交能力。
熟悉地方政府官員、公司客戶、上級(jí)的親朋好友等與上級(jí)相關(guān)的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關(guān)系。這時(shí)公關(guān)技巧的運(yùn)用是必不可少的。
此外，服務(wù)于不同的行業(yè)，對(duì)高級(jí)秘書的要求也會(huì)有所差異，如律師事務(wù)所需要懂得相關(guān)法律知識(shí)的秘書，而商務(wù)公司中又需要有良好的商務(wù)談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等。作為一個(gè)重實(shí)踐的工作，需要長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。
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