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文秘專業(yè)第二課堂的項(xiàng)目管理模式論文
【摘 要】構(gòu)建適合于文秘專業(yè)第二課堂建設(shè)的項(xiàng)目管理模式，以優(yōu)化第二課堂活動(dòng)效果，促使學(xué)生將所學(xué)理論知識(shí)與實(shí)際項(xiàng)目緊密地結(jié)合在一起，在項(xiàng)目計(jì)劃分工、項(xiàng)目實(shí)踐操作中提高學(xué)生的綜合能力。
【關(guān)鍵詞】文秘專業(yè) 第二課堂 項(xiàng)目管理模式
項(xiàng)目管理在我國(guó)的應(yīng)用推廣非常迅速，其中包括在高校學(xué)生素質(zhì)教育、學(xué)生活動(dòng)等管理工作中的運(yùn)用。在文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中進(jìn)行項(xiàng)目管理模式的研究，對(duì)于提高該專業(yè)第二課堂活動(dòng)的質(zhì)量，提升學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)及技能具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、關(guān)于項(xiàng)目和項(xiàng)目管理
項(xiàng)目和項(xiàng)目管理是管理學(xué)科的術(shù)語(yǔ)。項(xiàng)目是指在一定的組織內(nèi)，利用有限的資源，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成的任務(wù)。項(xiàng)目管理是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在資源限定的條件下，實(shí)現(xiàn)或超過(guò)設(shè)定的需求和期望。具體來(lái)說(shuō)，包括從項(xiàng)目的投資決策到項(xiàng)目結(jié)束的全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)等工作。
項(xiàng)目是獨(dú)特的產(chǎn)品，具有一次性、目標(biāo)確定性、活動(dòng)整體性、組織的臨時(shí)性和開(kāi)放性、成果的不可挽回性等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)給項(xiàng)目管理者及團(tuán)隊(duì)帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，一旦某個(gè)管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差就會(huì)影響項(xiàng)目的整體目標(biāo)。
二、文秘專業(yè)第二課堂建設(shè)引進(jìn)項(xiàng)目管理的可行性
目前，開(kāi)設(shè)文秘專業(yè)的院校普遍圍繞秘書(shū)崗位的工作職能和所需的專業(yè)素養(yǎng)及技能來(lái)開(kāi)展第二課堂活動(dòng)。主要有寫(xiě)作比賽、演講比賽、速記速錄比賽等專項(xiàng)技能的小型活動(dòng)和會(huì)務(wù)策劃大賽、慶祝國(guó)際秘書(shū)節(jié)、秘書(shū)職業(yè)技能大賽等綜合技能的大型活動(dòng)。盡管這些活動(dòng)的規(guī)模、規(guī)格、組織難度有差異，但都有明確的開(kāi)始和結(jié)束日期、具體的既定目標(biāo)、既定的預(yù)算，也都要求有可執(zhí)行性強(qiáng)的策劃文案、工作進(jìn)度、成本控制、效果評(píng)價(jià)等要素�；陧�(xiàng)目的性質(zhì)和項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，把文秘專業(yè)第二課堂作為一個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目或者把當(dāng)中的若干活動(dòng)作為系統(tǒng)內(nèi)的子項(xiàng)目，用項(xiàng)目管理的理念和方法來(lái)加以建設(shè)，是具有科學(xué)性和可行性的。
三、文秘專業(yè)第二課堂項(xiàng)目管理模式的構(gòu)建
把項(xiàng)目管理引進(jìn)文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中，并非是要照搬或移植，而是根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況、專業(yè)的需求、活動(dòng)的特點(diǎn)，科學(xué)、合理地運(yùn)用其理念和方法。下面筆者以所在院校舉辦的秘書(shū)職業(yè)技能大賽為項(xiàng)目，分析文秘專業(yè)第二課堂的項(xiàng)目管理模式的構(gòu)建。
�。ㄒ唬┰O(shè)計(jì)項(xiàng)目參數(shù)
項(xiàng)目目標(biāo)包括：展示文秘專業(yè)學(xué)生風(fēng)采，提升文秘專業(yè)學(xué)生技能；宣傳國(guó)際秘書(shū)節(jié)；提升文秘專業(yè)的社會(huì)影響力。項(xiàng)目范圍包括：項(xiàng)目管理者，即具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力的文秘專業(yè)學(xué)生；項(xiàng)目受益者，即文秘專業(yè)學(xué)生、有志從事秘書(shū)工作的其他專業(yè)學(xué)生、校企合作單位。應(yīng)達(dá)到的項(xiàng)目質(zhì)量是：確保大賽順利完成，無(wú)重大失誤；宣傳到位，有較好的公關(guān)效果。項(xiàng)目時(shí)間為2個(gè)月。項(xiàng)目成本包括教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入的4000元以及社會(huì)贊助的4 000元�？衫玫捻�(xiàng)目資源包括學(xué)校相關(guān)資源（報(bào)告廳、廣播站、秘書(shū)實(shí)訓(xùn)室等）和校企合作資源（校外企業(yè)提供贊助、聘請(qǐng)行業(yè)人士擔(dān)任評(píng)委等）。
�。ǘ⿲�(shí)施項(xiàng)目管理
按照項(xiàng)目管理的基本過(guò)程，把秘書(shū)職業(yè)技能大賽項(xiàng)目分成啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、控制和結(jié)尾五個(gè)階段，并運(yùn)用項(xiàng)目管理的策劃理論、實(shí)施理論和收尾理論進(jìn)行管理。
1.啟動(dòng)階段。教研室主任做好項(xiàng)目經(jīng)理的考察工作，這是關(guān)系到項(xiàng)目成敗最重要的因素。首先，教研室主任召開(kāi)專題會(huì)議，向文秘專業(yè)學(xué)生宣布項(xiàng)目、介紹參數(shù)；其次，授權(quán)教研室主任助理（學(xué)生）在經(jīng)過(guò)充分調(diào)研、論證后啟動(dòng)項(xiàng)目；再次，教研室任命項(xiàng)目經(jīng)理；最后，項(xiàng)目經(jīng)理組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。
2.計(jì)劃項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理充分調(diào)動(dòng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主觀能動(dòng)性，提交以下文案：項(xiàng)目策劃書(shū)（項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目創(chuàng)意、競(jìng)賽內(nèi)容、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)等要素）；項(xiàng)目人力資源配置方案（確定指導(dǎo)教師、團(tuán)隊(duì)成員分工及培訓(xùn)等）；項(xiàng)目預(yù)算表（項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源及支出明細(xì)預(yù)算）；項(xiàng)目質(zhì)量保證計(jì)劃（針對(duì)各項(xiàng)任務(wù)作出周密的部署，考慮各種可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，并做好工作預(yù)案）。
3.實(shí)施、跟蹤與控制項(xiàng)目。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通力合作，項(xiàng)目經(jīng)理有效溝通、協(xié)調(diào)，確保計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行效果。第一，實(shí)施項(xiàng)目：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員嚴(yán)格執(zhí)行既定的計(jì)劃項(xiàng)目；第二，跟蹤項(xiàng)目：項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤各計(jì)劃項(xiàng)目的工作進(jìn)度及操作情況；控制項(xiàng)目：項(xiàng)目經(jīng)理在跟蹤過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在責(zé)任范圍內(nèi)可自行督促解決的直接要求計(jì)劃項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有效解決；需要與指導(dǎo)教師溝通的要及時(shí)匯報(bào)。
4.收尾項(xiàng)目。一是信息處理。對(duì)活動(dòng)中形成的文字資料進(jìn)行核對(duì)、分類，形成檔案；對(duì)活動(dòng)中形成的影像資料（職業(yè)形象展示、辦公情景模擬、企業(yè)文化宣講等）進(jìn)行編輯，充實(shí)秘書(shū)實(shí)訓(xùn)教學(xué)的素材。二是項(xiàng)目評(píng)審：邀請(qǐng)行業(yè)人士、系領(lǐng)導(dǎo)、教研室教師對(duì)項(xiàng)目完成效果進(jìn)行評(píng)議。三是會(huì)議評(píng)估：召開(kāi)總結(jié)大會(huì)，發(fā)放會(huì)議評(píng)估表，對(duì)項(xiàng)目組織工作進(jìn)行評(píng)估。四是專業(yè)指導(dǎo)：指導(dǎo)教師對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)給予詳細(xì)的點(diǎn)評(píng)和指導(dǎo)。
四、秘書(shū)專業(yè)第二課堂項(xiàng)目管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題
秘書(shū)專業(yè)第二課堂項(xiàng)目管理過(guò)程中應(yīng)注意以下問(wèn)題：第一，教研室主任要充分發(fā)揮指導(dǎo)教師的作用，做好項(xiàng)目經(jīng)理的專業(yè)咨詢師，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供智力支持。第二，任命項(xiàng)目經(jīng)理要慎重、民主，充分考慮該學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)和群眾基礎(chǔ)。第三，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要進(jìn)行必要的項(xiàng)目知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量提供必需的人力資源保障。第四，各計(jì)劃項(xiàng)目務(wù)必周密安排，項(xiàng)目經(jīng)理要及時(shí)召開(kāi)溝通會(huì)議，以切實(shí)收到鍛煉學(xué)生秘書(shū)技能的效果。
總之，項(xiàng)目管理是管理人員實(shí)際演練的平臺(tái)，也是未來(lái)向高層管理晉升的階梯。秘書(shū)是基層的行政管理人員，是輔助領(lǐng)導(dǎo)高效率開(kāi)展工作的重要助手。把項(xiàng)目管理運(yùn)用到文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中，就是為該專業(yè)學(xué)生搭建了一個(gè)錘煉策劃、寫(xiě)作、會(huì)議組織、信息處理、溝通協(xié)調(diào)、團(tuán)隊(duì)合作等能力的實(shí)踐平臺(tái)，提供了一種學(xué)習(xí)如何有效進(jìn)行管理的渠道，為今后的秘書(shū)職業(yè)生涯發(fā)展積累寶貴的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。
【參考文獻(xiàn)】
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