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委派工作的技巧
身居管理者位置并不一定會(huì)自然產(chǎn)生正確委派工作給別人的能力。事實(shí)上，許多管理者常常是非常拙劣的委派者。
現(xiàn)代管理者的一個(gè)非常重要的職責(zé)就是要把工作委派給別人去做。怎樣做到有效的委派呢﹖美國作者J·W·李、M·皮爾斯提出了有效委派系統(tǒng)的七個(gè)步驟。
第一步 選定需要委派他人去做的工作
切記不要把“熱土豆”式的工作委派出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優(yōu)先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。
第二步 選定能夠勝任工作的人
建議你對(duì)下屬進(jìn)行完整的評(píng)價(jià)。你可以花幾天時(shí)間讓每個(gè)下屬用書面形式寫出他們對(duì)自己職責(zé)的評(píng)論。你可以召開一個(gè)會(huì)議，讓每個(gè)職員介紹自己的看法，并請(qǐng)其他人給予評(píng)論。要特別注意兩個(gè)職員互相交叉的一些工作。
第三步 確定委派工作的時(shí)間、條件和方法
委派工作的最好時(shí)間是在下午。你要把委派工作作為一天里的最后一件事來做。這樣，有利于下屬為明天的工作做準(zhǔn)備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個(gè)好處，就是職員可以帶著新任務(wù)回家睡覺，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。
面對(duì)面地委派工作是最好的一種委派方法。這樣委派工作便于回答下屬提出的問題。獲得及時(shí)的信息反潰
第四步 制定一個(gè)確切的委派計(jì)劃
有了確定的目標(biāo)才能開始委派工作。誰負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作﹖為什么選某人做這項(xiàng)工作﹖完成這項(xiàng)工作要花多長時(shí)間﹖預(yù)期結(jié)果是什么﹖完成工作需要的材料在什么地方﹖下屬怎樣向你報(bào)告工作進(jìn)展?委派工作之前，必須對(duì)這些問題有個(gè)明確的答案。你還要把計(jì)劃達(dá)到的目標(biāo)寫出來，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點(diǎn)，不留下錯(cuò)誤理解工作要求的余地。應(yīng)該讓這種委派計(jì)劃指導(dǎo)有效委派工作的全過程。
第五步 委派工作
在委派工作之前，需要把為什么選他完成某項(xiàng)工作的原因講清楚。關(guān)鍵是要強(qiáng)調(diào)積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項(xiàng)工作的;還必須強(qiáng)調(diào)你對(duì)他的信任。
第六步 檢查下屬的工作進(jìn)展情況
一般地講，你既然把某項(xiàng)工作交給了下屬，就要相信他能勝任這項(xiàng)工作。因此，每周檢查一次工作也就足夠了，但要鼓勵(lì)下屬在有問題時(shí)隨時(shí)來找你，另外還要讓他們懂得你不鼓勵(lì)不必要的打擾。
第七步 檢查和評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng)
當(dāng)委派出去的工作完成以后，你要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)ψ约旱奈晒ぷ飨到y(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以求改進(jìn)�？梢越M織一個(gè)小組，小組中的每個(gè)成員都可以評(píng)價(jià)和批評(píng)他們?cè)谕瓿晌晒ぷ髦械谋憩F(xiàn)。最好是要求大家用書面形式把意見寫出來，然后召開一個(gè)短會(huì)對(duì)這些書面意見進(jìn)行討論。
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