會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待程序
一、銷售部接待程序：
銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會(huì)議的信息后，應(yīng)著手做以下工作：
1、及時(shí)與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)
（1）清楚了解會(huì)議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動(dòng)，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場(chǎng)地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；
（2）若屬大型、重要的會(huì)議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，統(tǒng)籌整個(gè)會(huì)議的接待工作。
2、落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地和房間數(shù)量
在會(huì)議洽談協(xié)商的過(guò)程中，應(yīng)和會(huì)務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的'會(huì)議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場(chǎng)地和客房。當(dāng)確認(rèn)場(chǎng)地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場(chǎng)地及房間的通知書(shū)。
3、商談價(jià)格
當(dāng)確認(rèn)場(chǎng)地及客房的安排沒(méi)有問(wèn)題后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動(dòng)涉及多項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)對(duì)某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。
價(jià)格政策是相對(duì)固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。
4、簽訂會(huì)議協(xié)議，收取會(huì)議押金
當(dāng)會(huì)務(wù)方已確認(rèn)所有會(huì)議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會(huì)議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會(huì)議押金；
5、下發(fā)會(huì)議接待通知單
簽訂好會(huì)議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫(xiě)會(huì)議接待通知單，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤，下發(fā)至各部門(mén),并保存該次會(huì)議的檔案；
6、會(huì)議接待
發(fā)出會(huì)議接待通知單后，需和會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門(mén)隨時(shí)保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會(huì)場(chǎng)的布置，跟蹤會(huì)議進(jìn)程；
7、會(huì)議結(jié)賬
會(huì)議結(jié)束，若客戶消費(fèi)掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；
8、會(huì)議送別
恭送會(huì)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會(huì)負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受；同時(shí)擇機(jī)贈(zèng)送精美小紀(jì)念品給會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人，加深友情；
9、會(huì)議結(jié)束
會(huì)議結(jié)束，視需要召開(kāi)總結(jié)會(huì)，分析會(huì)議接待的得失，并將客戶意見(jiàn)反饋至相關(guān)部門(mén)，同時(shí)銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作；對(duì)有新聞價(jià)值的會(huì)議接待活動(dòng)，可撰稿送媒體發(fā)表。
二、房務(wù)部接待程序：
房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會(huì)議接待通知單后，應(yīng)做到：
1、會(huì)議接待的前期工作
（1）熟悉、了解會(huì)議接待通知單的內(nèi)容；
（2）了解結(jié)算方式，收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人；
（3）落實(shí)是否需要安排會(huì)議用房及用房數(shù)量和時(shí)間，了解房間是否需要開(kāi)通長(zhǎng)途電話、撤酒水、加床；
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