行政文秘工作者必須掌握的
一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)
1．進行頁面設(shè)置
選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3．7厘米下：3．5厘米左：2．8厘米右：2．6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。
2．插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。
3．發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在wordXX版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15．5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2．5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8．0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的.大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4．紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實”設(shè)置為“實線”；“粗線”設(shè)置為“2．25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15．5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13．5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。
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