erp系統(tǒng)管理制度
在企業(yè)ERP的實施過程中，最困難的就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備成功與否，是ERP實施能否成功的關(guān)鍵因素�！叭旨夹g(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，充分表達了數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施中的重要地位。
中石化股份有限公司巴陵分公司從2005年3月份開始啟動ERP項目，到2005年10月1日正式上線，上線兩年半后，由于機構(gòu)融合，于2008年1月1日又進行了第二次重新上線，本人做為財務(wù)組的組長及管理會計模塊的關(guān)鍵用戶，全程參與了ERP系統(tǒng)的兩次建設(shè)，并且負責(zé)協(xié)調(diào)各個模塊的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，現(xiàn)針對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護談一談粗淺認(rèn)識。
一、數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的重要性任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅實基礎(chǔ)上。有了數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄�企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。然而，企業(yè)在實際應(yīng)用中這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時性普遍都較差。一方面是由于很多企業(yè)在開始上ERP項目之前管理比較粗放，其中大多數(shù)企業(yè)都使用手工方式進行管理。而手工方式下的數(shù)據(jù)分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范，很多是以部門為單位進行管理的;另一方面，很多企業(yè)對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時性與提高ERP應(yīng)用成功率和企業(yè)管理水平的關(guān)系缺乏足夠的認(rèn)識。為此，在ERP系統(tǒng)上線前后我們要投入大量的人力和制度去控制數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護的每一個過程，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時性。
二、我們要如何保證數(shù)據(jù)質(zhì)量
在企業(yè)上ERP系統(tǒng)的過程中，根據(jù)實施范圍和實施階段不同，需要準(zhǔn)備各種不同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護貫穿了ERP項目實施的全過程。保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時性對企業(yè)能否成功實施ERP系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用。因為錯誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實的意義，進去的是垃圾，出來的也是垃圾。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時時刻刻要做的事情。可以說數(shù)據(jù)質(zhì)量就是數(shù)據(jù)的生命。具體我們需要做到以下幾點：
1、ERP項目需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。ERP項目必須是“一把手”工程。因為ERP項目是一個提升管理的系統(tǒng)，實施起來涉及到企業(yè)管理的理念、模式、業(yè)務(wù)流程等很多方面的.變革，需要企業(yè)上下齊心協(xié)力。特別是在做數(shù)據(jù)收集時更需要企業(yè)內(nèi)各部門的支持配合，有時還涉及到有些部門內(nèi)部不愿意公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這時就需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的決策支持。
2、成立專門的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備小組。企業(yè)應(yīng)該設(shè)置—個專門的數(shù)據(jù)組(一般由企業(yè)IT部門人員和業(yè)務(wù)部門人員組成)來負責(zé)數(shù)據(jù)的收集、整理和維護工作。通過將數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合起來，明確數(shù)據(jù)的來源部門和相關(guān)各部門的維護職責(zé)，加強各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。這樣才能最大限度地降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中自失誤和錯誤，為未來ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確、快速的維護提供重要的保障。
3、高度重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護的流程和制度。建立明確的流程和責(zé)任制度，不管是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(包括對物料、供應(yīng)商、客戶的編碼增改等)，還是對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新(如訂單的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，庫存的變更等)都應(yīng)遵循這些流程和制度，以減少數(shù)據(jù)維護中的風(fēng)險，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。
4、分階段，分重點的做好每一個實施過程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。在上線前做數(shù)據(jù)收集整理時，特別要注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，制定一系列科學(xué)規(guī)范的編碼規(guī)則來規(guī)范這些數(shù)據(jù)。在上線時，要盡量減少期初數(shù)據(jù)量，對期初數(shù)據(jù)要力保準(zhǔn)確及時。加快時間對賬，因為越晚對賬數(shù)據(jù)的差異越大，越難對得上。在上線后，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進行，不能積壓單據(jù)一次性補錄。
做好以上幾點，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。ERP系統(tǒng)只有在得到迅速準(zhǔn)確的輸入數(shù)據(jù)的前提下，才能真正為企業(yè)服務(wù)。
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